El término “colaboración” está tan sobreutilizado que es probable que lo digan sin siquiera entender realmente qué es.

Pero eso no hace que sea un principio menos importante para los equipos modernos; solo significa que es necesario un poco de trabajo para depurar y determinar qué acciones tendrán un verdadero impacto para tu equipo frente a las tareas performativas que no son realmente eficaces.

Muchas herramientas afirman ayudar en la colaboración, por lo que es fácil adoptar una solución sin saber si es la mejor para ti o para tu equipo. Otros siguen recurriendo a lo que siempre han usado tan solo porque siempre lo han hecho así. O tal vez uses cualquier herramienta que esté disponible, sin cuestionar si hay una mejor manera de llevar a cabo tu tarea.

Estamos desafiando esta norma en nuestra serie que te ayudará a replantearte tus herramientas y a encontrar mejores soluciones para aprovechar la sinergia colaborativa de tu equipo. Si te acabas de unir a nosotros, asegúrate de revisar nuestro último artículo, en el que se desglosan las dificultades de las presentaciones de PowerPoint.

Tema de hoy: hojas de cálculo

Las hojas de cálculo han existido durante varias décadas y al principio se crearon como una alternativa a la contabilidad a mano. Siguen siendo excelentes para introducir y analizar grandes cantidades de datos, pero también han crecido para adaptarse a otros casos de uso. Y no siempre funcionan.

El problema es que casi todos tienen hojas de cálculo a su disposición, por lo que es lo único que piensa o sabe usar mucha gente. Y como dijo Nathan Rawlins, director financiero de Lucid, "Si lo único que tienes a tu disposición es una hoja de cálculo, necesitarás una larga y aburrida reunión para cada interacción".

Por qué las hojas de cálculo simplemente no son suficientes

Como ya mencionamos, las hojas de cálculo tienen su lugar: son buenas para el caso de uso individual de trabajar con datos. Muchas personas también intentan utilizarlas en presentaciones como una compleja ayuda visual proyectada en la pared de la sala de juntas o como un medio para colaborar en equipo, donde varios miembros del equipo trabajan de forma ineficaz en un solo documento. 

Pero, a decir verdad, el hecho de que las hojas de cálculo sean una herramienta con la que todo el mundo está familiarizado no significa que sean la mejor herramienta para el trabajo. Aquí te explicamos por qué:

1. Son difíciles de usar

Es bien sabido que las hojas de cálculo son notoriamente difíciles de manejar. 

Es difícil llevar a cabo incluso tareas sencillas sin cierta capacitación. Algunos recursos sugieren un mínimo de 20 a 24 horas para aprender a usar Microsoft Excel (y hasta tres meses para adquirir un dominio de intermedio a avanzado). Hay literalmente cientos de talleres y cursos universitarios que enseñan los fundamentos y las funciones de la hoja de cálculo y, a menos que obtengas un alto nivel de competencia, no podrás optimizar la funcionalidad de ningún software de hoja de cálculo.

Una vez que haces todo eso (si es que lo haces), debes dedicar aún más tiempo a crear la hoja de cálculo en sí. Y, con más de 500 fórmulas y miles de filas y columnas (e igual número de oportunidades para cometer un error), se necesita una buena cantidad de delicadeza y paciencia para crear una hoja de cálculo que cualquiera considere útil.

En una época en la que el ahorro de tiempo lo es todo, ¿realmente tienes la disponibilidad para tomar un curso de nivel universitario para poder usar un software anticuado? Y se necesitará más tiempo aún para manipular la herramienta para casos de uso que vayan más allá de su propósito previsto. 

2. Son abrumadoras de ver

Las hojas de cálculo son excelentes para registrar datos, pero no para comprender los datos y ayudar a los equipos a tomar decisiones basadas en ellos. Tener que descifrar una hoja de cálculo compleja es frustrante y difícil. Sin contexto, es casi imposible. 

Digamos las cosas como son: las hojas de cálculo son aburridas. Claro que puedes cambiar los colores de las líneas y del texto, pero no es suficiente para hacer que una hoja de cálculo sea realmente interesante. Esto supone un reto para cualquiera en un mundo acelerado, pero especialmente para los aprendices visuales que no pueden hacer su mejor trabajo solamente con números.

3. Están aisladas

Lo que sucede en una hoja de cálculo se queda en una hoja de cálculo.

Fuera de enlazarse con otros documentos, las hojas de cálculo simplemente no funcionan bien con otras herramientas. A menos que desees imprimir físicamente tu hoja de cálculo o adjuntarla como documento en un correo electrónico, en realidad no hay una buena manera de mover todos tus datos y fórmulas a otro programa, por lo que a menudo permanecen ahí para siempre. Esto significa que también es difícil mantenerse al día, especialmente cuando la hoja de cálculo está llena de datos complejos. Todo esto equivale a una gran cantidad de tiempo manual dedicado a escribir números y a repetir el trabajo.

Además, las hojas de cálculo son terribles para usar en las reuniones. Como lo único que puedes hacer es compartir la pantalla y que una persona haga las actualizaciones, no hay una buena forma de recopilar opiniones e ideas dentro de la aplicación. 

4. Son incómodas para usarse en equipo

Las hojas de cálculo no solo están aisladas de otras herramientas; también aíslan a los miembros del equipo. Funcionan lo suficientemente bien para uso individual, pero cualquier equipo que haya intentado colaborar en una hoja de cálculo sabe lo complicado e ineficiente que es.

Hay una larga lista de funciones importantes para lograr una colaboración eficaz que la mayoría de las hojas de cálculo no ofrecen. Muchas no permiten que varios colaboradores se unan al documento a la vez, y las que sí, tienen funciones de rastreo deficientes. Esto hace que sea difícil ver lo que otros hacen y mantener límites para que el trabajo de una persona no afecte de manera negativa el de los demás. Es fácil anular accidentalmente el trabajo importante de otra persona, y la mayoría de los programas no ofrecen seguimiento de revisiones para recuperar los datos perdidos.

¿En resumen? Las hojas de cálculo son muy propensas a errores. Y debes pensarlo dos veces antes de confiarles tu trabajo más importante.

Por ejemplo, ¿has oído sobre el agente apodado la ballena de Londres (London Whale) que hizo perder 6200 millones de dólares a JPMorgan & Chase Co. en 2012? La empresa informó que una de las principales causas de la debacle fue una hoja de cálculo de Excel defectuosa que se había rellenado manualmente copiando y pegando datos.  

O considera el período económico de Estados Unidos de 2007 a 2009, que desde entonces ha sido etiquetado por algunos como “la depresión de Excel”, ya que una de sus causas fue que un equipo de economistas sacó conclusiones inexactas a partir de un error de codificación de la hoja de cálculo. 

Además, las hojas de cálculo no están optimizadas para la comunicación interna, por lo que debes utilizar otra herramienta (Slack, correo electrónico, etc.) para hacer preguntas o comunicar los cambios necesarios. No hay forma de configurar dependencias o alertas.

Por qué Lucid hace mejor el trabajo

Si has usado hojas de cálculo durante años, es probable que no hayas considerado otra opción. Pero las herramientas y capacidades dinámicas de Lucid la convierten en una alternativa mucho mejor para la colaboración en equipo y la presentación de datos. Cumple con todos los requisitos que las hojas de cálculo no cumplen. Aquí te explicamos por qué:

1. Es innovador

Las hojas de cálculo no han cambiado mucho desde los años setenta. Pero, a menos que sigas vistiendo pantalones acampanados de poliéster (y oye, estamos aquí para eso), probablemente es hora de buscar algo más moderno para confiarle tu trabajo y tus datos más importantes. 

Las funciones de diagramación inteligente de Lucid ayudan a entender los datos de una manera que las hojas de cálculo no te permiten, lo que facilita una toma de decisiones más rápida e impulsa la innovación. Crea fácilmente mapas de procesos y flujos de usuarios, expande la infraestructura de la nube, planifica y organiza equipos de scrum y mapea flujos de datos usando un lenguaje visual común que aumenta la comunicación y te ayuda a desglosar ideas complejas rápidamente.

Lucid continúa creciendo para incluir más funciones y productos que maximizan tu productividad. Por ejemplo, recientemente anunciamos el lanzamiento de la IA colaborativa para agilizar el trabajo de ideación, planificación, diseño y creación. Y siempre hay más por venir. Trabaja con confianza, sabiendo que tienes las soluciones más innovadoras disponibles al alcance de la mano.

2. Es colaborativo

Sus funciones de colaboración son donde Lucid realmente destaca. Lucid es la verdadera antítesis de una hoja de cálculo estática y rígida, dado que ofrece un espacio de trabajo flexible que facilita compartir ideas, hacer preguntas y colaborar en tiempo real, tal como si estuvieras en la sala de juntas (pero mejor, ya que puedes usar pijamas si quieres).

Usa notas adhesivas, dibujos a mano alzada, cursores con códigos de color y una variedad de figuras y líneas en un lienzo infinito para generar ideas y crear sin límites. Utiliza emojis y actividades de votación para conocer las reacciones y opiniones de la gente en tiempo real; temporizadores integrados para marcar el tiempo de las discusiones y mantener el rumbo, y tableros para grupos pequeños a fin de facilitar el trabajo grupal y mantener la sincronización y las reuniones fluidas. Agrupa información estratégica por temas y tendencias, haz votaciones sobre ideas y crea flujos de trabajo y documentación de proyectos. Y eso es solo el comienzo.

Además, miles de plantillas y una gran cantidad de integraciones con tus aplicaciones favoritas te permiten empezar con facilidad.

3. Es intuitivo

No tienes que pasar horas aprendiendo software y fórmulas para luego introducir datos manualmente. Lucid aprovecha el trabajo que ya hiciste para que puedas dedicar tu tiempo a actividades de alto impacto que influyen directamente en tus resultados, como la resolución de problemas o la interpretación de datos para tomar decisiones.

La superposición de datos, o agregar datos encima de tus diagramas, y las funciones de reemplazo de datos facilitan la fusión, transferencia y actualización de datos entre diagramas para que puedas ver el comportamiento de procesos, sistemas y mucho más. Los contenedores inteligentes (no muy distintos de las tablas dinámicas o los filtros de una hoja de cálculo, pero mucho más fáciles de usar) te permiten agrupar conjuntos de datos vinculados a tu diagrama por atributos únicos en lugar de tener que escudriñar en una hoja de cálculo para encontrar la información que necesitas. Las figuras dinámicas te permiten agregar valores y fórmulas para calcular o mostrar información como progresos, porcentajes y clasificaciones.

También puedes vincular tus documentos de Lucid a datos existentes para tener actualizaciones en tiempo real, de modo que siempre estés trabajando con los datos más actualizados y tu documento sea una fuente confiable de información para tu equipo. 

4. Es interactivo 

Si quieres que los miembros de tu equipo se sientan comprometidos con un proyecto, tarea o presentación, tienes que tratar arduamente de no ser aburrido. Con cientos de colores, imágenes, emojis, símbolos, GIF y más elementos a tu disposición, Lucid es todo menos aburrido.

Creemos que la colaboración es mejor cuando es visual, y tenemos cifras que lo demuestran. Según nuestra investigación, el 30 % de los trabajadores del conocimiento piensa que los elementos visuales son la clave para aumentar la alineación y acelerar la realización de tareas. Y el 69 % cree que los elementos visuales son sumamente o muy importantes para la colaboración.  

Una nota para los entusiastas de las hojas de cálculo

Si toda la vida has usado hojas de cálculo, y sobre todo si eres de los que han dedicado horas a su dominio, quizá dudes en plantearte algo diferente. Pero puedes dejar las hojas de cálculo para el trabajo para el que fueron concebidas y aún utilizar una solución mejor diseñada para tareas que requieran una colaboración más profunda. 

Te beneficiarás de incorporar Lucid a tu flujo de trabajo. Agrega fácilmente diagramas, diagramas de flujo, pizarras y más junto a tus datos directamente dentro de una hoja de cálculo. Dale vida a tus datos visualmente para brindar más claridad y contexto. 

O vincula hojas de cálculo en tus documentos de Lucid como una miniatura que puedes consultar, expandir y editar con facilidad. Incluso puedes importar filas de Google Sheets como Tarjetas Lucid en Lucidspark, que luego puedes etiquetar, recopilar, ordenar, organizar, asignar, etc.

Lucid: muy superior a las hojas de cálculo

Las hojas de cálculo funcionan muy bien para un caso de uso muy específico, pero es muy probable que las estés utilizando de formas que simplemente no funcionan, y que tu productividad y eficacia se vean afectadas en el proceso. Para ser verdaderamente competitivo en el mundo moderno, debes abordar tus pilas tecnológicas intencionalmente, asegur ándote de usar la solución adecuada para el trabajo. 

Considera Lucid como una alternativa. Nuestras numerosas integraciones, innumerables funciones y miles de plantillas te ofrecen un sinfín de oportunidades para aumentar la productividad y potenciar la claridad, de modo que realmente puedas hacer tu mejor trabajo, más rápido.