Aunque la tecnología continúa transformando la vida en las oficinas, las frustraciones habituales continúan impidiendo la creatividad y la colaboración efectiva. La mayoría de las reuniones siguen siendo improductivas o redundantes; la información se comparte en planillas o informes estáticos y, a menudo, la colaboración se basa en cadenas de correos electrónicos. 

No es ningún secreto que los gráficos impulsan la colaboración y la productividad. Además, la colaboración gráfica también puede permitir que tu equipo despliegue todo su potencial delineando las ideas, expresando los pensamientos, haciendo cambios y teniendo un espacio para proponer ideas con libertad. Ayuda a los equipos a expandir las ideas de los demás y pensar de manera más creativa. 

Veamos cómo la colaboración visual ayuda a tu equipo a trabajar de maneras nuevas y más productivas, y cómo puedes implementar esta práctica en tu propio equipo. 

Cómo usar las herramientas colaborativas para empoderar a los equipos

Está cambiando la manera en la que trabajamos, especialmente cuando trabajamos juntos. Un estudio de Harvard Business Review concluye que "el tiempo que los gerentes y los empleados dedican a actividades colaborativas ha aumentado en un 50 por ciento o más" en las últimas dos décadas. 

Además, los equipos son más grandes y más diversos que nunca, lo que revela una gran cantidad de oportunidades para los equipos colaborativos. No obstante, los equipos también están mucho más dispersos, lo que significa que los líderes de proyectos deben dotarlos de las herramientas necesarias para colaborar con eficiencia en entornos remotos e híbridos. 

Estas son algunas formas en las que las herramientas de colaboración pueden empoderar a los equipos para que hagan su mejor trabajo. 

Lluvia de ideas y desarrollo de ideas

Las chispas de genialidad pueden provenir de cualquier lugar y de todos los rincones de la empresa. Juntar todas esas chispas en lluvias de ideas transversales y en sesiones de desarrollo de ideas suele dar lugar a la mejor solución, la más pensada, para cualquier problema. 

Puedes alentar a que tu equipo piense de manera más creativa y colaborativa abrazando la propuesta libre de ideas con dibujo a mano alzada y notas adhesivas. Las herramientas colaborativas, incluidos los tableros digitales, pueden facilitar estas sesiones y permitir que tu equipo comparta sus ideas de una manera que tenga sentido para ellos.

Planificación de Sprint y desarrollo Agile

La colaboración visual puede ayudar mucho a planificar sprints más productivos. Cuando todo el equipo tiene una visión clara de los flujos de usuarios, las brechas dentro de esos flujos y las correcciones y los puntos de referencia requeridos para cada sprint, puede aumentar la productividad de su equipo, asegurarse de que el trabajo no se duplique y mejorar los sprints futuros. Consulte el kit de herramientas de desarrollo Agile para ver cómo la colaboración visual puede mejorar todos los eventos Agile, especialmente para equipos híbridos.

Reuniones y talleres en línea

Las herramientas de colaboración gráfica también mejoran la calidad de tus reuniones, especialmente para los equipos remotos o dispersos. Usa las funciones de modo de presentación junto con herramientas colaborativas como las pizarras digitales, los gráficos, las notas adhesivas, el mapeo de ideas, los diagramas de flujo y otras formas de visualización para comunicar la información clave. Estas visualizaciones les dan a todos los asistentes un apoyo gráfico que pueden seguir y digerir, lo cual, a su vez, mejora la atención e impulsa la comprensión. 

Planificación de etapas

La colaboración gráfica puede ayudar mucho en la planificación de sprints más productivos. Cuando todo el equipo tiene una visión clara de los flujos del usuario, los déficits dentro de esos flujos, y las modificaciones y las comparaciones necesarias para cada sprint, puedes impulsar la productividad de tu equipo, verificar que no haya trabajos duplicados y mejorar los sprints futuros.

Planificación de proyectos

Del mismo modo, las visualizaciones asisten para la planificación efectiva de los proyectos. Usa gráficos para comunicar el alcance completo del proyecto, incluidos todos los actores, requisitos y dependencias. 

Los gráficos claros permiten que cada integrante del equipo comprenda con precisión dónde encaja dentro del alcance del proyecto, cómo su contribución afectará al proyecto definitivo, y cómo el proyecto complementa a metas más grandes del negocio. ¿El resultado? Más pertenencia y responsabilidad.

Cómo alentar a los empleados para que usen la colaboración gráfica 

Muchos equipos están muy acostumbrados a maneras antiguas de trabajar, pero nunca es demasiado tarde para empezar a incorporar gráficos en su comunicación y colaboración. 

Ayúdalos a que se sientan seguros con los gráficos

No es necesario que seas artista o diseñador para que te beneficies de los gráficos o los uses en tu trabajo. Incluso el dibujo a mano alzada, los garabatos y los gráficos básicos son efectivos para sintetizar y simplificar grandes ideas en gráficos fáciles de comprender por todo el equipo. 

Si tu equipo está habituado a métodos de comunicación y colaboración más estáticos o manuales, empieza lentamente a incorporar más gráficos en la manera en la que te comunicas con ellos. Cambia una planilla del proyecto por un diagrama de flujo o un Google Doc por un organigrama. Con el tiempo, esta comunicación gráfica calará y se convertirá en la norma de cómo tu equipo se comunica y comparte sus ideas. 

Crea un espacio de trabajo sin críticas para la propuesta de ideas

Alienta a los integrantes de tu equipo para que empiecen a usar gráficos para compartir sus ideas y no censures ni critiques la calidad de la visualización. Es más importante que los integrantes del equipo se sientan cómodos con el uso de las herramientas de comunicación gráfica. Con la familiaridad vendrá una mejor utilización de estas herramientas... y una mejor colaboración. 

Impacto de las herramientas de colaboración en la cultura y en el desempeño de la compañía

Hay numerosas herramientas colaborativas para facilitar el trabajo remoto y los equipos dispersos. Desde plataformas de mensajes como Slack y herramientas de videoconferencia como Zoom hasta herramientas de gestión de proyectos como Asana, nunca ha sido más sencillo facilitar el trabajo remoto y la colaboración a distancia. 

Si dotas a tus equipos con las herramientas y los recursos que necesitan para sentirse apoyados y hacer un gran trabajo juntos, puedes construir una cultura centrada en la productividad, la creatividad y el empoderamiento. 

Profundicemos un poco más en los beneficios tangibles que la colaboración gráfica puede significar para la cultura de tu compañía. 

Colaboración en tiempo real para reuniones remotas

Las reuniones virtuales se convirtieron en parte del trabajo cotidiano desde el inicio de la pandemia de COVID-19. Incluso ahora que los equipos están regresando a la oficina, las reuniones remotas pueden facilitar la colaboración en equipo, sin importar dónde trabajen o vivan, y abrir las puertas para la contratación de talentos más diversos. Las herramientas de colaboración gráfica como las pizarras digitales y otras herramientas de visualización en la nube pueden ayudar a que tus equipos propongan ideas y colaboren en tiempo real durante las reuniones virtuales. 

Simplifica la gestión de proyectos

Las herramientas colaborativas son un éxito rotundo para la gestión efectiva de proyectos. Las plataformas de mensajes facilitan formar grupos pequeños y mantenerse alineados respecto del avance del proyecto. El almacenamiento de documentos en la nube y las herramientas de gestión de proyectos también eliminan la necesidad de enviar documentos por correo electrónico de ida y vuelta para incorporar revisiones, y ayudan a mantener el control de las versiones. 

Almacena todo en un mismo lugar

La colaboración en la nube facilita mantener los documentos, los datos y los recursos conectados, y compartir esa información sin inconvenientes en toda la organización. Las herramientas de colaboración gráfica son un gran punto de referencia y un gran recurso para mantener a los equipos alineados con la visión general, aunque se pierdan alguna reunión. 

Facilita el trabajo híbrido y remoto en equipos

La pandemia introdujo una nueva era del trabajo y aceleró el desarrollo de muchas herramientas de colaboración remota y gráfica. Pero, aunque los días de reunirse alrededor de una mesa podrían ser una antigüedad del pasado anterior a la pandemia, las herramientas de colaboración virtual posibilitan replicar el trabajo en equipo para los equipos remotos. 

Logra la alineación e impulsa la responsabilidad 

Desde una perspectiva táctica, de gestión de proyectos y de liderazgo, resulta claro que los gráficos simplemente mejoran la manera en la que trabajan y se comunican tus equipos. Las herramientas colaborativas y los gráficos permiten que los equipos permanezcan alineados en los proyectos, comprendan sus funciones y el impacto que causan en el desempeño de la compañía, para que se sientan más capaces e interesados en el trabajo que están haciendo.

La colaboración visual permite a las personas trabajar de maneras nuevas y más productivas y descubrir todo su potencial dibujando ideas y expresando conceptos en un espacio donde pueden proponer ideas con libertad. Las herramientas de colaboración gráfica como Lucidspark son una manera fantástica para implementar esta práctica en tus flujos de trabajo cotidianos.