Sicher – Sie arbeiten zusammen. Das habe ich auch schon erlebt. Sie fühlen sich vielleicht sicher, dass Ihre „Eisbrecher“ und Ihre Brainstorming-Sitzungen im Konferenzraum alle Kriterien erfüllen (und das ist schon mal ein guter Anfang!) Effektive Zusammenarbeit ist jedoch ein fortlaufender Prozess ist, bei dem es nicht um mehr Aktivität geht, sondern eher um mehr Effektivität. Es handelt sich um individuelle und organisatorische Fähigkeiten, die Strategie und Kreativität erfordern. Und Ihre Arbeitsweise sollte sich anpassen, wenn sich Ihre Geschäftsanforderungen ändern.

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren dramatisch verändert, aber die Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten, nicht. Viele arbeiten mit veralteten Prozessen, die sie zurückhalten und das Wachstum offen gesagt eher hemmen. Die Kollaboration sollte mit der gleichen Strenge und Intention behandelt werden wie jede andere groß angelegte Unternehmensinitiative – und wenn Sie die Kollaborationstechniken Ihres Teams nicht ständig weiterentwickeln und optimieren, dann machen Sie es nicht richtig.

Wir freuen uns, eine neue Artikelserie anzukündigen, die Ihnen helfen wird, Ihre veralteten Tools zu überdenken und bessere Lösungen zu finden, um die kollaborativen Synergien Ihres Teams zu nutzen. Es ist an der Zeit, die veralteten Ideen von gestern hinter sich zu lassen und eine neue Ära strategischer, effektiver Kollaboration zu begrüßen. Wir helfen Ihnen dabei.

Das heutige Thema: die endlose Monotonie von PowerPoint-Präsentationen

Wussten Sie, dass PowerPoint gerade seinen 35. Geburtstag gefeiert hat? Und abgesehen von ästhetischen Anpassungen hat sich die Grundfunktionalität der Software weitgehend nicht geändert. PowerPoint ist in der Welt der Präsentationsprogramme praktisch unantastbar geblieben, obwohl es wahrscheinlich eines der ersten Programme ist, die Sie im Computerunterricht in der Grundschule gelernt haben. Doch Sie haben sich seitdem weiterentwickelt – und PowerPoint nicht wirklich.

PowerPoint ist das perfekte Beispiel für eine Software, die Sie in Ihrem Tech-Stack vielleicht nicht einmal in Frage stellen. Und verstehen Sie uns nicht falsch: Es hat seine Daseinsberechtigung. Aber ist es wirklich das beste Werkzeug für Ihre Aufgaben, nur weil Sie es schon so lange verwenden?

Warum ist PowerPoint so schlecht?

Gute Frage. Während PowerPoint an sich nicht schlecht ist, gibt es tatsächlich einige Probleme mit der Art und Weise, wie es oft verwendet wird. Traditionell gibt es zwei Gründe, aus denen Teammitglieder PowerPoint verwenden: um Ideen zu präsentieren oder um Informationen zu teilen. Wir sind nicht davon überzeugt, dass es für beides das beste Tool ist. Und zwar aus den folgenden Gründen:

1. Es ist nicht interaktiv

PowerPoint-Präsentationen werden oft verwendet, um betriebliche Ideen vorzuschlagen oder Diskussionen zu leiten, aber das Gespräch ist hier nur einseitig. Es ist vollständig auf den Moderator ausgerichtet. Sie können zwar Kommentare zu den Foliendecks selbst hinterlassen, aber es gibt keine gute Möglichkeit, auf der Plattform gemeinsam Feedback zu sammeln und Pläne für weitere Schritte zu machen. Entweder müssen Sie das Feedback mündlich einholen, was dazu führt, dass Erkenntnisse verloren gehen, auf die Sie später nicht mehr zurückgreifen können; oder Sie müssen sich Notizen machen, was zusätzliche Tools erfordert, die Ihre Informationen weiter isolieren.

PowerPoint-Präsentationen können also für den Wissensaustausch nützlich sein, aber nicht, um echte Diskussionen zu führen und zu dokumentieren, die später zu fundierten Entscheidungen führen.

2. Es ist zeitaufwändig

PowerPoint-Präsentationen verwenden eine ganz bestimmte Struktur und verursachen dadurch mehr Arbeit für Sie. Es ist unwahrscheinlich, dass Ihre Arbeit sich leicht auf eine Folie übertragen lässt. Sie müssen also in einem weiteren Schritt jede Folie einzeln von Grund auf neu erstellen, nachdem Sie die Daten und Informationen gesammelt haben, die Sie präsentieren möchten. Sie verlieren Zeit und Ihre Inhalte werden ineffektiv, wenn Sie keine Materialien verwenden, die bereits erstellt wurden.

3. Es ist langweilig

Jedenfalls kann es langweilig sein. Das PowerPoint-Format fühlt sich oft statisch an, insbesondere wenn der Ersteller nicht mit dem Prozess vertraut oder nicht besonders gut darin ist. Selbst sehr dynamische Präsentationen bieten nicht viel Flexibilität. Im besten Fall enthalten sie vielleicht etwas Farbe und Bilder – im schlimmsten Fall sind es langweilige Folien, die oft Wort für Wort abgelesen werden. Und wenn Sie versuchen, Ihr Team auf ein Brainstorming mit brillanten Erkenntnissen und Ideen vorzubereiten, kommen Sie mit „Bumerang“-Folienübergängen nicht besonders weit.

4. Es verwässert Informationen

Bei PowerPoint-Präsentationen ging es schon immer mehr um die visuelle Attraktivität als um die Vermittlung von Informationen. Deshalb werden Ihre wichtigen Daten auf Stichpunkte reduziert und dabei meist verwässert oder gekürzt. Aus diesem Grund muss die moderierende Person das Publikum wirklich durch die Folien führen, damit es den Kontext und die Bedeutung versteht. Sonst verpasst man leicht wichtige Informationen, was sich wiederum auf Entscheidungsfindung und Feedbackschleifen auswirken kann.

In manchen Fällen kann aber auch Schlimmeres passieren. Richard Feynman, Physiker am CalTech, erkannte, dass „Stichpunktdenken“ einen Beitrag zur Challenger-Katastrophe von 1986 geleistet hat. Laut Feynman bestand „das große Problem darin, dass das NASA-Management den Ingenieuren nicht wirklich zuhörte – und die Aufteilung der Probleme in Stichpunkte half ihnen dabei.“ Einige Jahre später verbot der Kampfkommandeur H. R. McMaster PowerPoint im Irak, als er erkannte, dass dadurch übermäßig vage Sprache gefördert wurde, die bei kritischen Einsätzen nicht sicher war. Die Idee ist klar: Wenn wichtige (sogar lebenswichtige) Daten auf bloße Stichpunkte reduziert werden, entfallen dabei wahrscheinlich wertvolle – oder sogar kritische – Informationen.

PowerPoint vs. Lucid: Warum Lucid an modernen Arbeitsplätzen die Führung übernimmt

Es ist Zeit, mit PowerPoint Schluss zu machen und eine intelligentere Lösung zu finden. Wir sind nicht das Problem, PowerPoint. Du bist es.

Lucid bietet mehrere Tools, mit denen Präsentationen datengestützter, effizienter, effektiver und kollaborativer gestaltet werden können. Kurz gesagt: Es erfüllt alle Kriterien, die PowerPoint nicht erfüllt.

1. Es reduziert unnötige Arbeit

Das Erstellen eines Foliendecks muss kein separater Schritt sein. Nutzen Sie den Präsentationsmodus in Lucidchart oder Lucidspark, um Ihre bereits gesammelten Informationen zu nutzen und sie mit nur wenigen weiteren Klicks zu präsentieren.

Der Präsentationsmodus gruppiert Informationen intuitiv in separaten Folien. Anstatt mit einer Präsentation bei Null anzufangen, müssen Sie lediglich die Folien-Container bestätigen (bzw. bei Bedarf Anpassungen vornehmen), und schon kann es losgehen. Sparen Sie Zeit und Mühe, indem Sie Ihre bereits erledigte Arbeit nutzen.

2. Es vermittelt von sich aus Kontext

Wir alle haben schon einmal voller Frust eine PowerPoint-Präsentation interpretiert, die ohne ausreichende Kontextinformationen gesendet wurde. Vielleicht haben Sie ein Meeting verpasst und versuchen, sich auf den neuesten Stand zu bringen – oder Sie möchten etwas über ein neues Produkt oder einen neuen Prozess erfahren. Oft ist es schwierig – oder nahezu unmöglich –, aus Foliendecks etwas zu erfahren, wenn man sie durchgeht, ohne dass jemand Kontextinformationen oder eine Erklärung bietet.

Das ist jetzt vorbei. Lucidspark und Lucidchart machen es einfach, Kontext zu vermitteln, sodass Ihre Präsentation selbsterklärend wird.

Während der Präsentationsmodus am besten für asynchrone Präsentationen mit einem Moderator geeignet ist, eignen sich Rahmen perfekt, um Foliendecks für Teammitglieder freizugeben. Diese können die Folien dann in ihrem eigenen Tempo durchgehen, ohne dass der Kontext oder der Wert verloren geht.

Nachdem Sie ein Lucidspark-Board erstellt haben, ziehen Sie einen Rahmen um die Informationen, die Sie in eine Präsentation aufnehmen möchten. Benennen Sie den Rahmen, gestalten Sie ihn und fügen Sie alle gewünschten Details hinzu. Erfinden Sie das Rad nicht neu – Folien sollten ganz einfach erstellt werden, mit wenigen Mausklicks. 

Sobald Sie Rahmen um den Inhalt erstellt haben, den Sie präsentieren möchten, fügen Sie einen Pfad hinzu, um Ihr Publikum von Rahmen zu Rahmen zu führen. Sie können sogar mehrere Pfade auf demselben Lucidspark-Board erstellen, damit verschiedene Zielgruppen Ihre Inhalte genau so erleben, wie Sie es möchten. Passen Sie die Decks perfekt an die jeweiligen Stakeholder an, um die Akzeptanz zu erhöhen und Zeit zu sparen, indem Sie direkt auf ihre jeweiligen Themen eingehen. Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie entweder den Link eines bestimmten Pfads teilen oder ihn während eines Meetings in Echtzeit durchgehen.

Je größer (und detaillierter) Ihr Board ist, desto komplexer wird natürlich die Navigation. Wenn ein Teammitglied einen Link ohne Kontext erhält, könnte es sich überfordert fühlen und nicht wissen, wie es die gesuchten Informationen finden soll. Hier kommt das Inhaltsverzeichnis ins Spiel. Um auf einen bestimmten Rahmen zuzugreifen, verwenden Sie einfach diese Funktion, um alle von Ihnen erstellten Rahmen anzusehen und dann schnell dorthin zu navigieren, wo Sie hin möchten.

3. Es fördert spannende, kollaborative Sitzungen

Laut einer aktuellen Studie von Harvard haben 90 % der Teilnehmenden schon einmal mehrere Aufgaben gleichzeitig während eines virtuellen Meetings erledigt. Warum ist das so? Wenn solche Meetings falsch moderiert werden, werden sie schnell ineffektiv, einseitig und einfach nur langweilig. Die vielen interaktiven Elemente von Lucid machen es einfach, die Teilnehmer aktiv einzubinden, schnell Feedback zu sammeln und sicherzustellen, dass alle Stimmen gehört werden. Abstimmungssitzungen sind ein guter Anfang.

Abstimmungssitzungen in Lucidspark fördern die Teilnahme und bieten die Möglichkeit, mehr über Ihre Teilnehmende zu erfahren, damit Sie das Material während der Präsentation daran anpassen können. Vielleicht möchten Sie zum Beispiel herausfinden, wie viel Teilnehmende bereits über ein Thema wissen, damit Sie mehr Zeit mit dem neuesten Material verbringen können. Oder Sie möchten das Interesse der Teilnehmer an der Präsentation messen, damit Sie Änderungen vornehmen können, um die Beteiligung zu erhöhen. Abstimmungssitzungen können Ihnen helfen, dem Meeting auf den Puls zu fühlen, sodass Sie bei Bedarf Ihre Herangehensweise ändern können und das Meeting ein voller Erfolg wird.

Je nach Ihrem Anwendungsfall gibt es verschiedene Arten der Abstimmung. Mit einer privaten Abstimmung können Teilnehmende anonym abstimmen. Dadurch sagen die Leute auch wirklich ihre Meinung. Das ist besonders nützlich, wenn Sie Kontextinformationen zu einem Thema erhalten möchten, bei dem Sie davon ausgehen, dass Ihr Team geteilter Meinung sein wird, oder wenn Sie eher zurückhaltende Persönlichkeiten in Ihrem Team haben. Mit Auswahlabstimmungen können Sie Teilnehmende auf ein bestimmtes Thema lenken, wenn Sie tiefer in eine bestimmte Kategorie eintauchen möchten. Oder Sie nutzen eine Dauerabstimmung, damit die Ergebnisse auch nach der Abstimmung auf Ihrem Lucidspark-Board angezeigt werden. So können Sie die Ergebnisse nutzen, um damit die Diskussion und Entscheidungsfindung während des restlichen Meetings zu fördern.

Außerdem können Teilnehmende mit Emojis und GIPHY-Reaktionen auf authentische und informelle Weise ehrliches Feedback zu Ideen und Kommentaren hinterlassen. Dadurch ist ehrlichere, authentische Reflexion im Rahmen der Diskussion möglich.

4. Es nutzt die Arbeit, die Sie bereits geleistet haben

In PowerPoint müssen Sie Inhalte und Daten sammeln, diese in Stichpunkte aufteilen und dann einzelne Folien erstellen. Aber Lucid-Dokumente nutzen die Arbeit, die Sie bereits erledigt haben, reduzieren unnötigen Aufwand und sparen Ihnen Zeit. 

Importieren Sie Datensätze aus Google-Tabellen, Excel-Tabellen und CSVs in Lucidchart und verwandeln Sie diese in erkenntnisreiche, datengestützte Visualisierungen. Sie können sogar unsere Automatisierungsfunktionen nutzen, um Ihre Daten in Echtzeit zu aktualisieren, sodass Sie immer die neuesten Informationen zur Hand haben. So sparen Sie sich später zusätzliche Schritte, um Ihre Foliendecks zu aktualisieren oder zu bearbeiten – denn Sie haben immer die aktuellste Version für Ihre Präsentation parat. Außerdem können Sie ganz einfach auf zusätzliche Ressourcen verlinken (eingebettete Videos, Hyperlinks, Diagramme und mehr), damit Ihre Informationen nicht zu sehr aufgelockert werden, wie es bei PowerPoint oft der Fall ist.

5. Es ist eigenständig: kein zusätzliches Meeting erforderlich

Unsere Integrationen machen es einfacher denn je, Ihre Arbeit zu teilen. Bringen Sie mit unseren CloudApp- und Loom-Integrationen mehr Kontext in die Remote-Arbeit, auf ganz neue Weise. Aufzeichnen, Einfügen und Abspielen von Videos in Ihren Lucidspark Boards. Sie müssen kein weiteres Meeting abhalten, sondern können Ihren Teammitgliedern mit einem kurzen Video Klarheit, Orientierung und Einblicke bieten, damit sie den Stoff besser verstehen. CloudApp und Loom werden Ihnen helfen, Ihre Präsentation so zu gestalten, dass sie danach leicht nutzbar ist. Dadurch behält sie ihren Wert, wenn sie mit Teammitgliedern geteilt wird, die sie zum ersten Mal ansehen.

Und während es im besten Fall kompliziert ist, PowerPoint-Präsentationen zu teilen, lassen sich Lucid-Dokumente ganz einfach über Google Kalender-Einladungen teilen. Hängen Sie einfach einen Lucidspark-Board-Link an die Einladung an, sodass sich die Teilnehmer entweder vor dem Meeting informieren oder bereit sind, in einem großen asynchronen Arbeitsbereich bestmögliche Arbeit zu leisten.
 

Ein kurzer Hinweis für PowerPoint-Loyalisten

Vielleicht verstehen Sie die Schwächen der Software und erkennen sogar an, dass sie veraltet ist – aber Sie haben trotzdem nicht das Gefühl, sich vollständig von PowerPoint trennen zu können. Wir verstehen das. Egal, ob Ihr Unternehmen besonders stark auf Microsoft Office ausgerichtet ist und Sie nicht glauben, dass sich das in absehbarer Zeit ändern wird, oder ob Sie bestimmte Anwendungsfälle haben, für die Sie die Software gerne nutzen: Sie werden trotzdem davon profitieren, Lucid in Ihren Arbeitsablauf zu integrieren.

In nur wenigen Sekunden können Sie ein statisches oder dynamisches Lucidchart-Diagramm direkt in Ihre PowerPoint-Präsentation einfügen, um Ihre Daten umfassender zu vermitteln. Erstellen, bearbeiten und teilen Sie visuelle Inhalte direkt in Ihrem Foliendeck. Oder erstellen Sie gemeinsam Diagramme direkt in Microsoft Teams.

Sie sind gewachsen – und Ihr Tech-Stack sollte mitwachsen

PowerPoint-Präsentationen eignen sich gut für einen ganz bestimmten Anwendungsfall, aber wahrscheinlich benutzen Sie sie für Zwecke, für die sie gar nicht vorgesehen sind. Die Kollaboration (und Effizienz) Ihres Teams leidet darunter. Es ist an der Zeit, dass Sie sich von dieser Software, die Sie schon seit der Grundschule benutzen, verabschieden und Ihren Tech-Stack bewusst angehen, um sicherzustellen, dass Sie für jede Aufgabe die richtige Lösung verwenden. 

Probieren Sie stattdessen Lucid aus. Unsere vielen Integrationen, zahllosen Funktionen und Hunderten von Vorlagen bieten Ihnen unendlich viele Möglichkeiten, Ihr Team zu koordinieren, damit Sie Ihre Teammitglieder unterstützen und sicherstellen können, dass sie beste Arbeit leisten. Und dank ständiger Updates und neuer Angebote können Sie Projekte mit Zuversicht angehen – denn Sie wissen, dass Sie immer das beste Produkt auf dem Markt haben.