Man kann leicht vergessen, dass es eine Zeit gab, in der die Zusammenarbeit in Unternehmen noch nicht üblich war. Viele Berufstätige haben wahrscheinlich noch nie anders gearbeitet. 

Ältere, gnadenlosere Arbeitskulturen, in denen jeder sich selbst der Nächste war, wurden demontiert und als nicht für die Innovation förderlich entlarvt. Und die Verbreitung und Allgegenwärtigkeit von Chat- und Video-Tools haben den Zugang, die Transparenz und den Kontext, den Teams miteinander teilen können, verbessert, um die Zusammenarbeit und Produktivität zu fördern.

Doch mit steigender Produktivität ist die Innovation zurückgegangen. Die Teams wissen zwar, wie wichtig die Zusammenarbeit ist, aber im Großen und Ganzen ringen wir immer noch damit, wie wir die Kollaboration so verbessern können, dass sie nicht nur das Gefühl der Verbundenheit und Kameradschaft fördert, sondern auch zu einem tatsächlichen geschäftlichen Nutzen beiträgt. Und die Teams spüren den Druck, der auf ihnen lastet, wenn sie die Kollaboration unter den neuen Bedingungen der Hybrid- und Fernarbeit gestalten müssen.

Niemand sagt Ihnen im Studium, dass Ihre Karriere im Wesentlichen eine lebenslange Übung in Gruppenprojekten ist, indes gibt es keinen Lehrplan, um bessere Kollaboration zu lernen. Für diejenigen, die nach einer strukturierten Methode zur Verbesserung ihrer Kollaboration suchen, besteht eine wichtige Möglichkeit darin, Anti-Pattern der Kollaboration zu erkennen.

Was ist ein Anti-Pattern bei der Kollaboration?

Ein Anti-Pattern ist eine konsistente Reaktion oder Aktion eines Teams oder einer Einzelperson, die oberflächlich betrachtet nützlich erscheinen mag, aber letztlich kontraproduktiv ist. Es unterscheidet sich von einer „schlechten Angewohnheit" dadurch, dass Anti-Patterns in der Regel gut gemeinte, aber einfach fehlgeleitete Versuche sind, ein Problem zu lösen.

Wenn es bei der Kollaboration darum geht, Innovationen und Geschäftsergebnisse voranzutreiben, ist ein Anti-Pattern bei der Kollaboration eine Praxis, die Teams im Alltagstrott hält, neuartige Denkmuster verhindert und Unternehmen auf lange Sicht Geld kostet. Das Ziel der Identifizierung von Anti-Pattern bei der Kollaboration ist es, das „Zusammenarbeitstheater" zu beenden und durch die Suche nach besseren Mustern einen reibungsloseren, vorhersehbareren Weg zur Innovation zu schaffen.

Wenn Ihr Team das Gefühl hat, hinsichtlich der Kollaboration einfach festzustecken, könnte ein Anti-Pattern im Spiel sein.

Die Bedeutung der Verbesserung der Kollaboration durch Erkennen von Anti-Patterns

Auch wenn dies nicht unbedingt beabsichtigt ist, untergraben wir oft die Bedeutung der Kollaboration, indem wir sie nur unter dem engen Blickwinkel des „Brainstormings" betrachten. Kollaboration ist nicht nur „Ideenfindung" – sie ist eingebettet in die Planung, Recherche, Ausführung und Bewertung, die Innovationen vorantreiben. Sie findet nicht nur am virtuellen oder physischen Whiteboard statt, sondern in jeder Arbeitsphase

Eine weitere häufige Erscheinung ist, dass die Kollaboration als unglückliches Nebenprodukt der Teamarbeit behandelt wird und nicht als der eigentliche Zweck der Teamarbeit, und dass Bemühungen zur Verbesserung der Kollaboration nicht systematisch, entschlossen oder mit einer gewissen Struktur angegangen werden.

In Wahrheit geht es bei der Verbesserung der Kollaboration darum, einen Motor zu schaffen, der die Innovation, die Wertschöpfung und das finanzielle Wachstum eines Unternehmens vorantreibt. Und wenn Sie die Probleme und Schwächen in der Art und Weise, wie Sie zusammenarbeiten, nicht beseitigen, werden Sie möglicherweise von Unternehmen überholt, die bereit sind, an der Verbesserung der Kollaboration zu arbeiten.

3 Anti-Patterns bei der Kollaboration, die Sie heute noch beheben können

Wenn Sie das Gefühl haben, dass es in Ihrem Team an Zusammenarbeit mangelt, kann ein Ansatz zur Verbesserung durch die Identifizierung und Behebung von Anti-Patterns ein hilfreicher Rahmen sein. Die Benennung von Anti-Patterns macht sie lösbar und bietet einen klaren ersten Schritt zum Handeln.

In diesem Sinne möchten wir Ihnen hier drei häufige Anti-Pattern näherbringen, auf die Sie achten sollten:

Anti-Pattern Nr. 1: Das Meeting von der Uhr bestimmen lassen

Auf den ersten Blick scheint es eine gute Sache zu sein, Brainstorming-Sitzungen rechtzeitig abzuschließen und nach jeder Sitzung aggressiv auf eine Entscheidung hinzuarbeiten; schließlich gehen Sie effizient mit Ihrer Zeit um und sorgen dafür, dass das Projekt in einem gesunden Tempo vorankommt.

Allerdings kann die Tendenz, jedes Meeting fein säuberlich abzuschließen (unabhängig vom Stand der Diskussion) ein Symptom für die Ungeduld sein, den Prozess der Gruppendiskussion zu Ende zu bringen. Es ist möglich, dass man zu sehr handlungsorientiert ist, wenn man sich nicht die Zeit nimmt, über die Ideen nachzudenken.

Wenn Sie sich vorschnell auf eine Vorgehensweise einigen, bevor Sie die abweichenden Ideen und konkurrierenden Visionen der einzelnen Teammitglieder vollständig durchgesprochen haben, verpassen Sie die „Knirschzone“: den chaotischen, unbequemen Bereich der gemeinschaftlichen Diskussion, der aufstrebendes Denken und innovative Durchbrüche freisetzt.

Lösung: Arbeiten Sie auf Ergebnisse hin anstatt auf willkürliche Meilensteine

Man kann sich leicht angewöhnen, das Ende eines bestimmten Meetings (z. B. eines Brainstormings oder eines Projektplanungsmeetings) als Zeichen dafür zu sehen, dass es Zeit ist, zu etwas anderem überzugehen. Wenn Ihr Bestreben, Meetings sauber abzuschließen, dazu führt, dass Sie die Knirschzone immer früher verlassen, werden das Projekt und das Unternehmen letztendlich darunter leiden.

Auch wenn das Meeting zu Ende ist, sollten Sie nicht das Gefühl haben, dass Sie sofort zu einer Lösung kommen müssen. Planen Sie bei Bedarf zusätzliche Zeit ein, um Ihre Diskussion zu beenden und Ihre Ideen auszuarbeiten.

Eine Brainwriting Aktivität kann sicherstellen, dass Ihr Team in der „Knirschzone" bleibt und sich durch diese durcharbeitet, indem es gezwungen wird, eine große Anzahl von Ideen zu generieren, und Teilnehmern die Möglichkeit gibt, auf den Ideen anderer aufzubauen, so dass Sie nicht einfach mit der erstbesten guten Idee loslegen. Dadurch wird ein Anreiz geschaffen, die Diskussion sowohl zu vertiefen als auch auszuweiten, bevor mit der Verfeinerung oder Konsolidierung begonnen wird.

Lösung: Nutzen Sie visuelle Kollaboration, um die Lücke zwischen Gruppenarbeit in Echtzeit, asynchroner Koordination und individueller Arbeit zu schließen

Der Wunsch, nicht „zu viel nachzudenken", führt auch dazu, dass wir die Knirschzone frühzeitig verlassen. Wenn sich ein Team blitzschnell einig ist, könnte es dazu neigen, die erste gute Idee weiterzuverfolgen, anstatt sich durchzunagen und noch auf fünf oder zehn weitere zu kommen. Und wenn ein Team mehr Zeit einplanen muss, um mehr neue Ideen zu entwickeln, hat es oft das Gefühl, dass die Magie in den Pausen zwischen den Brainstorms verloren geht.

Sie können dieses Gefühl vermeiden (und die Notwendigkeit, sich von der Uhr leiten zu lassen, ganz umgehen), indem Sie eine Plattform für visuelle Kollaboration wie Lucid verwenden, um Ihren gesamten Workflow von der Idee bis zur Ausführung zu verwalten – denn Kollaboration endet nicht beim Whiteboarding.

Wenn Sie in der Lage sind, Ihre Ideen visuell auszudrücken, ist es einfacher, die Entwicklung der gemeinsamen Diskussion zu verfolgen und dort weiterzumachen, wo Sie aufgehört haben. Sie können sich auch Zeit nehmen, um asynchron oder als Einzelpersonen zu arbeiten, während Sie alle Ihre Arbeit auf derselben freigeschalteten, unendlichen Arbeitsfläche erledigen – was dem Team die nötige Transparenz verschafft, um innovativ zu sein.

Anti-Pattern Nr. 2: Ohne Struktur beginnen

Im Bestreben, so viele Ideen wie möglich zu sammeln, können Teams in die Falle tappen, den Ideenfindungsprozess viel zu ergebnisoffen zu beginnen. 

Bei Greenfield-Projekten, bei denen es im Vorfeld weniger Einschränkungen gibt, ist dies nicht unbedingt ein Problem. Aber bei Projekten, bei denen die Teams unter Zeitdruck arbeiten müssen oder die auf bestehenden Arbeiten oder Produkten aufbauen, kann ein unstrukturierter Start zu Zeitverschwendung führen, weil man in Richtungen geht, die sich bereits als unhaltbar oder irrelevant erwiesen haben.

Und wenn Sie ein Team mit vielen introspektiven Mitarbeitenden haben, die es vorziehen, die Dokumentation vorher einzusehen, sich selbständig Gedanken zu machen und sich auf ein Brainstorming vorzubereiten, nachdem sie sich im Voraus eine Aufforderung und eine Tagesordnung überlegt haben, kann das „leere Board" entmutigend und überwältigend sein.

Lösung: Beginnen Sie mit einer Vorlage, um die Kreativität zu bündeln

Vorlagen können eine Menge Zeit sparen, da sie ein hilfreiches Mittel darstellen, um die Gruppe schnell auf einen gemeinsamen Ansatz oder ein gemeinsames mentales Modell für die Lösung eines Problems auszurichten. In Kombination mit einer soliden, im Voraus vorbereiteten Agenda und einem oder einer fähigen Moderierenden bieten Vorlagen eine ausreichende Struktur, ohne übermäßig präskriptiv zu sein oder originelles Denken einzuschränken.

Die Vorlagen von Lucidspark und Lucidchart helfen Ihnen dabei, in jeder Phase Ihres kollaborativen Prozesses zielgerichtete Diskussionen zu führen – mit Hilfe interaktiver visueller Elemente, die Ihrem Team helfen, effektiver zu einer Einigung zu finden.

Eine Vorlage kann auch als Rahmen für die Kodifizierung von Best Practices für Ihr Team dienen, insbesondere bei Prozessen, die sich häufig wiederholen.

Anti-Pattern Nr. 3: Dem Hippo im Raum nachgeben

Wahrscheinlich haben Sie schon einmal erlebt, dass in einer gemeinsamen Arbeitssitzung die Meinung der bestbezahlten Person (highest paid person’s opinion, HiPPO) dominiert hat. Jüngere Teammitglieder könnten sich zurückhalten, wenn ein älteres Teammitglied oder eine Führungskraft einen Beitrag leistet, was dazu führt, dass das Team konvergiert, ohne das HiPPO in Frage zu stellen. 

Es ist wichtig anzumerken, dass es eine Variante des Nachgebens gegenüber dem HiPPO gibt, die ausschließlich durch einen toxischen Arbeitsplatz verursacht wird, an dem eine Führungskraft ihrem Team keine Leistung zutraut und daher jede Entscheidung mikromanagt und Einschüchterung als Waffe einsetzt. 

Es gibt aber auch eine Version, die die Form eines Anti-Patterns annimmt, und der Gedankengang dahinter ist gut gemeint: Der ranghöhere Mitarbeitende hat mehr Erfahrung, also muss er natürlich den besten Einblick in dieses Problem haben, und das Team sollte sich einfach seiner Meinung anschließen. Entscheidungen werden schnell getroffen, und die Tatsache, dass die Entscheidung von jemandem in höherer Position getroffen wurde, vermittelt ein Gefühl der Sicherheit. 

Wenn die Diskussion im Keim erstickt wird (und eine Maßnahme auf der Grundlage der Amtszeit der Person entschieden wird, die sie vorgeschlagen hat, und nicht auf der Grundlage des kollektiven Diskussions-, Verfeinerungs- und Bewertungsprozesses der Gruppe) wird auch die Innovation im Keim erstickt. Im Bestreben, Risiken zu vermeiden, keine Fehler zu machen und der Führung zu gefallen, führt dieses Verhalten dazu, dass Teams einige ihrer besten Ideen zähmen oder nicht aussprechen.

Lösung: Geben Sie Ihre Rolle an der Tür ab

Teams müssen mit wechselnden Rollen in der Zusammenarbeit zurechtkommen. Es wird Situationen geben, in denen Sie vielleicht nichts über ein Thema wissen, und Situationen, in denen Sie als Fachexperte oder Fachexpertin lautstark auftreten müssen. Diese Rollen können innerhalb eines einzigen Meetings oft mehrmals wechseln.

Es liegt an den Führungskräften, ihren Teams zu vermitteln, dass es bei der Kollaboration darum geht, gute Ideen zu entwickeln und umzusetzen und Wirkung zu erzielen, und nicht darum, den Status zu präsentieren. Indem Sie Ihre Mitarbeitenden dazu ermutigen, ihre Rolle an der Tür abzulegen und einfach in die Rolle des „Mitwirkenden" zu schlüpfen, können Sie psychologische Sicherheit schaffen, die die Qualität Ihrer Diskussionen verbessern wird.

Darüber hinaus können anonyme Abstimmungsrunden dazu beitragen, gleiche Bedingungen für alle zu schaffen, indem die Idee in den Mittelpunkt gerückt wird und nicht die Person, die sie einbringt, was auch dazu beiträgt, Menschen einzubeziehen, die sich weniger wohl dabei fühlen, sich in einer Gruppe zu Wort zu melden.

Lösung: Nehmen Sie ein Scheitern in Kauf

Scheitern ist ein wichtiger Bestandteil des Experimentierens, das wiederum ein wichtiger Bestandteil der Innovation ist. Sie können alle Teammitglieder (nicht nur die ranghöchsten oder am besten bezahlten) zu einer stärkeren Beteiligung ermutigen, indem Sie eine Kultur schaffen, in der kalkuliertes Risiko gefördert und nicht bestraft wird.

Für Teams, die nicht so risikofreudig sind (aber dennoch den Wert des Scheiterns nutzen möchte), kann ein Premortem eine großartige Möglichkeit sein, sich potenzielle Misserfolge im Voraus vorzustellen und abweichendes Denken bei allen Teammitgliedern zu fördern.

Sie können Ihre Kollaboration verbessern!

Denken Sie daran, dass die Verbesserung der Kollaboration ein Weg ist, und der Prozess, diesen Weg als Team anzutreten, ist eine Lernerfahrung für sich selbst. Wenn Sie sich darauf konzentrieren, Anti-Patterns zu identifizieren und systematisch durch bessere Praktiken zu ersetzen, werden Sie sehen, wie die Innovation zu florieren beginnt.