Jede Prozessverbesserung verfolgt ein einziges Ziel: die Steigerung der Effizienz im Tagesgeschäft eines Unternehmens. Um dieses Ziel zu erreichen, beginnen die Teams oft damit, verschwenderische Praktiken innerhalb eines Prozesses zu identifizieren, um Ineffizienzen, Engpässe oder Redundanzen zu beseitigen, die sich unter der Oberfläche verbergen. 

Doch mit der Feststellung, was das Problem ist, ist es nicht getan. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, herauszufinden, wie eine Prozessverbesserung umgesetzt werden kann.

Was sind die häufigsten Fehler, die Unternehmen bei Initiativen zur Prozessverbesserung machen, und wie können Sie diese vermeiden? Wie können Sie einem Projekt zur Prozessverbesserung durch die Messung der Ergebnisse einen Mehrwert verleihen? Und schließlich: Wie können Sie Ihre Teams dazu bringen, die Prozessverbesserung im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung zu betrachten, anstatt lediglich Brände zu löschen? 

Darüber möchten wir Sie aufklären.

Eine Grundlage schaffen: Methoden der Prozessverbesserung

Die meisten Unternehmen gehen diese Fragen an, indem sie eine Methodik zur Prozessverbesserung oder zum Management einführen. Zu den beliebtesten Methoden gehören dabei die Folgenden: 

• Lean Six Sigma: Dieses Framework kombiniert die Lean-Prinzipien zur Verringerung der Verschwendung mit dem Schwerpunkt von Six Sigma auf der Fehlerreduzierung.
• Agile Methodik: Bei dieser Methode werden Projekte in Phasen unterteilt, schnelle Feedbackschleifen und Wiederholungen erleichtert und die kontinuierliche Zusammenarbeit und Verbesserung unterstützt.
• Unternehmensprozessmanagement: Das Unternehmensprozessmanagement ist ein systematischer Ansatz zur Optimierung und Verwaltung der Prozesse eines Unternehmens, der sich auf Effizienz, Effektivität und kontinuierliche Verbesserung konzentriert.
• LEAN-Fertigung: Das Lean-Prinzip strebt eine Minimierung der Verschwendung und eine Maximierung des Wertes an, indem Produktionsprozesse optimiert werden und die Kundenzufriedenheit in den Vordergrund gestellt wird.
• Theory of Constraints: Diese Managementphilosophie identifiziert und behebt Engpässe oder Einschränkungen innerhalb eines Systems, um die Produktivität und Performance insgesamt zu verbessern.

Auch wenn diese Methoden zu erfolgreichen Ergebnissen führen können, sollten Unternehmen nicht glauben, dass eine dieser Methoden ein Allheilmittel ist. Die ausschließliche Verwendung einer einzigen Methode kann für die Beteiligten frustrierend sein, wenn dadurch Ineffizienzen entstehen und die Arbeitsabläufe nicht eingehalten werden. 

Für manche Unternehmen könnte eine dieser Methoden eine umfassende Lösung sein, die einwandfrei funktioniert. Für andere wiederum könnte die Kombination mehrerer Ansätze effektiver sein. Denken Sie also genauer darüber nach, was Ihre Teams für ein erfolgreiches Arbeiten brauchen, und wie Sie bestimmte Aspekte dieser Methoden nutzen können, um die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen zu entwickeln.

Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie eine bestimmte Methode oder auch nur Teile eines Frameworks einführen sollen, haben wir hier noch ein paar Tipps: 

• Legen Sie Ihre Ziele fest: Wenn Sie wissen, wo Sie hinwollen, ist es viel einfacher zu wissen, wo Sie anfangen sollen. Die Bestimmung Ihrer Ziele wird Ihnen helfen, das geeignete Framework zu wählen, das Sie bei der Erreichung Ihrer Ziele unterstützt.
• Machen Sie sich Engpässe bewusst: Das Verstehen Ihrer Hindernisse wird Ihnen wahrscheinlich bei der Wahl der idealen Methode helfen oder Ihnen zeigen, was Sie zur Beseitigung dieser Hindernisse berücksichtigen müssen.
• Holen Sie Feedback von Ihrem Team ein: Ihr Team kann Dinge zunächst testen und Ihnen mitteilen, welche Verbesserungen es feststellt. Dank des Feedbacks Ihres Teams und ihrer quantitativen Daten lässt sich besser einschätzen, wie gut ein aktueller oder vergangener Prozess funktioniert.

5 häufige Fallstricke bei der Verbesserung von Unternehmensprozessen (und wie man sie vermeidet)

Wir selbst haben bei der Verbesserung unserer eigenen internen Prozesse schon viel ausprobiert und helfen unseren Kunden nun bei ihren Verbesserungsinitiativen. Deshalb haben wir fünf der häufigsten Fallstricke zusammengestellt, die bei Projekten zur Prozessverbesserung häufig für Frust sorgen. Das Wissen um diese Fallstricke ist ein hilfreicher Vorbereitungsschritt, bevor Sie sich in Ihre nächste Prozessverbesserungsinitiative stürzen, da sie dadurch potenzielle Hindernisse von vornherein umgehen können.

1. Fehlende Datenunterstützung

Verantwortliche fordern oft, dass alle Beteiligten zur Ideenfindung in Bezug auf die Prozessverbesserung beitragen sollen. Allerdings benötigen sie die Unterstützung von Daten, um ihre Entscheidungen anzuleiten oder zu validieren. Wenn solche Daten vorhanden sind, sind sie jedoch oft in komplexen Tabellen vergraben, was die Gewinnung aussagekräftiger Erkenntnisse schwierig macht. 

Wenn Sie Teams zusammenbringen, werden zwangsläufig viele Ideen zur Verbesserung von Prozessen und zum richtigen Vorgehen vorgebracht. Das Problem ist, dass es schwierig ist, die Auswirkungen der Umsetzung all dieser Ideen zu messen und noch schwieriger, Prioritäten zu setzen.

Anstelle eines vagen Input-Aufrufs sollten Sie Ihre Prozesse messen und diese Daten analysieren, um festzustellen, wo Ihre Teams weniger verschwenderisch agieren und Arbeitsabläufe optimieren können.

Damit haben Teammitglieder nicht mehr das Gefühl, dass ihre Ideen in einem Meetings untergehen, sondern können anhand von Daten Prioritäten setzen und klare Aktionspläne erstellen.

Hier ist ein Datenelement, das Sie vielleicht übersehen haben: Erfolgsmesswerte für jeden Prozess. Woher wissen Sie, dass ein bestimmtes Prozessverbesserungsprojekt zu viel Zeit in Anspruch nimmt? Woher wissen die Teams, welche Aufgaben sie priorisieren sollten? Beantworten Sie diese Fragen, indem Sie festlegen, wie ein erfolgreicher Prozess aussieht und wie er gemessen werden soll. 

Um die zu verbessernden Prozesse zu ermitteln, sollten die Verantwortlichen zunächst die Daten früherer Projekte analysieren und ihre Performance anhand von Schlüsselkennzahlen messen. Diese Kennzahlen können Effizienz, Produktivität, Zykluszeit, Durchlaufzeit, Effektivität, Kapazität, Pünktlichkeit und mehr umfassen.

Verwenden Sie die SMART-Methode (zu deutsch: spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch, terminiert), um erreichbare und quantifizierbare Ziele zu erstellen, die mit den von Ihnen ermittelten Messgrößen verknüpft sind. Das Setzen erreichbarer Ziele trägt dazu bei, die Sichtbarkeit bei Ihren Teammitgliedern zu erhöhen.

Mit den gesammelten Daten als Basis und den umsetzbaren Zielen als Wegweiser ist es viel einfacher zu erkennen, wenn etwas nicht stimmt. Mit diesem Wissen und dieser Transparenz können Verantwortliche ihren Teams Probleme und messbare Optionen zur Lösung dieser Probleme vorlegen.

2. Agieren aus einer engen Perspektive heraus

Teams machen oft den Fehler, sich abzuschotten und zu versuchen, ihre internen Prozesse zu verbessern. Das Problem bei diesem Ansatz ist jedoch, dass die Teams nicht verstehen, wie sich ihre Prozessverbesserungen auf andere verbundene Teams und Abteilungen auswirken. Und das wiederum schränkt die Sichtbarkeit ein und erschwert die Bewertung der Ergebnisse. 

Es ist wichtig, die Prozessverbesserung aus einem systemischen Blickwinkel heraus zu betrachten und nicht nur aus der engen Perspektive eines Teams. Diese breitere Perspektive ermöglicht es Teams, Blockaden und Engpässe im Prozess zu erkennen und anzugehen. Letztlich ist die Verbesserung der Effizienz innerhalb einer Gruppe bedeutungslos, wenn sie nicht zur Erzielung von konkreten Ergebnissen beiträgt.

Was Lucid auszeichnet, ist unser Engagement für datengesteuerte Visualisierungen. Visualisierungen dienen als universelle Sprache und verbessern die Kommunikation. Die Visualisierungsmöglichkeiten von Lucid machen es Teams wesentlich einfacher, ihren Platz im Gesamtsystem zu erkennen. Und diese verbesserte Sichtbarkeit wird die Prozessverbesserung grundlegend verändern.

3. Fehlen einer Vision für die Zukunft

Der Mappingprozess des aktuellen Zustands ist zwar wichtig, um zu ermitteln, was in Ihrem System Probleme bereitet (vor allem, weil es von dem abweichen kann, was Sie ursprünglich dachten). Allerdings wollen Sie auch nicht in der Vergangenheit stecken bleiben. Teams brauchen auch eine klare Vorstellung von der Zukunft, um zu verstehen, was geändert werden muss und wie.

Um dieses Problem zu lösen, sollten Sie mit der Erstellung eines Plans des zukünftigen Zustands beginnen. Wenn Sie sich zunächst auf die Skizzierung des zukünftigen Zustands konzentrieren, erstellen Sie ein erfolgsorientiertes Dokument. Dieses Dokument über den zukünftigen Zustand kann als Wegweiser für Ihre Teams dienen, der alle Beteiligten durch das Projekt führt und sämtliche Initiativen auf diese Vision des zukünftigen Erfolgs ausrichtet.

Sobald Sie eine klare Vorstellung vom idealen Prozess haben, ist es möglicherweise einfacher, Bereiche in Ihrem aktuellen Zustand zu identifizieren, die nicht mit dem von Ihnen skizzierten zukünftigen Zustand übereinstimmen. 

Dies ist eine klassische Formulierung des Anfangs mit Blick auf das Ende, wobei dieser zeitlose Ratschlag auch für die Verbesserung von Unternehmensprozessen gilt.

Profi-Tipp: Um den Soll-Zustand Ihres Prozesses effektiv abzubilden, müssen Sie sich über die Ziele Ihrer Prozessverbesserung klar werden. So wissen Sie, was Sie mit der Änderung des Arbeitsablaufs erreichen wollen, und können sich bei Ihren Entscheidungen über den künftigen Zustand daran orientieren. Falls Sie für den Anfang etwas Unterstützung brauchen, sehen Sie sich diese Vorlagen für die Zielsetzung an.

4. Ausschließlich reaktive Verbesserung von Prozessen

Warten Sie nicht, bis ein Prozess wirklich dringend verbessert werden muss, um seinen aktuellen Zustand zu dokumentieren. Gehen Sie stattdessen proaktiv an die Dokumentation heran und betrachten Sie die Erfassung des Ist-Zustands nicht als ersten Schritt eines Prozessverbesserungsprojekts, sondern als kontinuierliche Aufgabe.

Ein anderer Ansatz besteht darin, dass Teams, die an der Freigabe einer neuen Funktion oder dem Abschluss eines Verkaufs arbeiten, den Arbeitsablauf dokumentieren können. Indem man den Prozess neben der eigentlichen Arbeit zu einem Arbeitsergebnis macht, kann man alles mit einem greifbaren Beispiel zusammenführen. 

5. Einbeziehung der falschen Leute zur falschen Zeit

Jeder Fortschritt hängt davon ab, die richtigen Leute zur richtigen Zeit zusammenzubringen. Zu bestimmen, wer diese Personen sind, kann weitaus komplexer sein, als es zunächst scheint. Eine Standardrichtlinie sieht vor, dass die Personen, die dem Prozess am nächsten stehen, in das Verbesserungsprojekt einbezogen werden. Und obwohl das prinzipiell stimmt, hat diese Regel ihre Grenzen.

Diejenigen, die mit dem aktuellen Prozess vertraut sind, sind bei der Erfassung des Ist-Zustands von unschätzbarem Wert. Sie bieten die genaueste Perspektive und kommen der ultimativen Informationsquelle am nächsten. 

Bei der Gestaltung des künftigen Prozesses muss jedoch das Führungsteam das Ruder in die Hand nehmen. Die wichtigsten Ziele für Führungsteams sind die Formulierung übergreifender Visionen, die Beseitigung von Hindernissen für ihre Teams und die Klärung dieser Visionen.

Indem sie den zukünftigen Zustand des Prozesses (in Zusammenarbeit mit den direkt Beteiligten) schaffen, können sie all diese Ziele erfüllen und eine glasklare Vision sowie einen Aktionsplan für ihre Teams erstellen.

Ihre Teams werden sich dadurch besser geführt, unterstützt und gestärkt fühlen.

3 Schritte, mit denen Sie Ihre Prozesse tatsächlich verbessern

Wenn sie zur Verbesserung eines bestehenden Prozess aufgefordert werden, könnten Ihre Mitarbeitenden vielleicht frustriert reagieren, und das aus verständlichen Gründen.

Die Prozessverbesserung kann sich wie eine Ablenkung von der „echten Arbeit“ anfühlen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Teams sinnlose Projekte zur Prozessverbesserung erwarten, die nie wirklich etwas bringen. Oder wenn sie doch zu Veränderungen führen, werden die Ergebnisse nicht gemessen, sodass es keine Möglichkeit zur Quantifizierung der Auswirkungen gibt.

Wir möchten Ihnen dabei helfen, genau diese Frustration zu vermeiden. Die hier genannten drei Schritte konzentrieren sich auf das Verfahren der Prozessverbesserung – also darauf, wie Sie Ihre Prozesse tatsächlich verbessern, Ihren Teams die Arbeit erleichtern, Frustrationen abbauen, Hindernisse beseitigen und die Arbeitsabläufe für alle verbessern.

1. Ideenfindung und Planung

Wie wir im Abschnitt „Fallstricke“ beschrieben haben, bleiben viele Teams aufgrund des derzeitigen Prozesses in der Ideenfindungsphase stecken. Das Feststecken in dieser Phase kann sich in zahllosen Entwürfen einer Ist-Zustandskarte und richtungslosen Meetings äußern, in denen Wege zur Verbesserung des Ist-Zustands erörtert werden. Anstatt diesen mühsamen Prozess zu durchlaufen, sollten Sie sich bei diesen Ideenfindungsrunden von der Zukunftsvision des Prozesses leiten lassen und den aktuellen Zustand klären. 

Um eine produktive Ideenfindung durchzuführen, sollten Sie Ihr Team zusammenrufen und sich über Ihre Zukunftsvision klar werden. Dieses Meeting sollte von Führungsteams geleitet werden und dazu dienen, Hindernisse zu beseitigen, die das Team an der Erreichung des Idealzustands hindern.

Beginnen Sie diese Ideenfindungs-Sessions, indem Sie Ihr Team fragen: „Wie sieht Erfolg aus? Welche Ziele verfolgen wir mit diesem Prozess? Was wollen wir mit diesem Prozess erreichen, und warum?“ Diese Fragen leiten Ihre Teams von Anfang an zu einer produktiven, zukunftsorientierten Diskussion an, die zu einem aussagekräftigen und präzisen Plan des zukünftigen Prozesses führen kann.

Wie sollten Führungskräfte bei der Identifizierung von Hindernissen vorgehen? Indem sie potenzielle Hindernisse visualisieren und das große Ganze im Auge behalten. 

Einer der häufigsten von Teams bei der Durchführung eines Prozessverbesserungsprojekts begangenen Fehler besteht darin, das Projekt aus einer zu engen Perspektive anzugehen. Wenn Teams versuchen, nur ihre eigenen Prozesse innerhalb ihrer Einheit und nicht das ganze System zu verbessern, verlieren sie den Überblick darüber, wie der Prozess in die Gesamtorganisation passt. Soll das Systems verbessert werden, müssen Sie berücksichtigen, wie das Team und der Prozess, den Sie verbessern wollen, in die Organisation passen. 

2. Entwurf und Aufbau

Hiermit kommen wir zu einem der kritischsten Aspekte in der Planungs- und Aufbauphase. Teams betrachten die Dokumentation des aktuellen oder zukünftigen Zustands oft als ein einziges, statisches Dokument. Diese eingeschränkte Perspektive macht es jedoch unmöglich, die Auswirkungen von Prozessverbesserungen effektiv zu erkennen. Stattdessen sollten die Teams stufenweise vorgehen. 

Sogenannte Layers spielen eine zentrale Rolle im Entwurfsprozess. Sie ermöglichen es, eine übergeordnete, leicht verdauliche Version Ihres Verfahrens und eine detailliertere Aufschlüsselung der einzelnen Schritte zu präsentieren. Wählen Sie eine Plattform, die das Arbeiten auf verschiedenen Seiten innerhalb eines einzigen Dokuments und deren Verknüpfung erleichtert, um so eine dynamische Darstellung Ihres neuen Prozesses zu erstellen.

In Lucid können Sie nahtlos mit Ebenen auf einer unbegrenzten, vereinheitlichten Arbeitsfläche arbeiten und verschiedene Seiten in Ihrem Dokument erstellen. Diese Funktionalität ist praktisch, vor allem, wenn man bedenkt, dass Lucid Ihnen die Möglichkeit zur Erstellung von Prozessen mit Hilfe von Visualisierungen bietet – eine universelle Sprache, die das Verständnis und die iterative Verfeinerung verbessert. 

Darüber hinaus bietet Lucid hervorragende Funktionen für die Kollaboration, z. B. die Möglichkeit, Teammitglieder zu markieren oder zu erwähnen, Haftnotizen direkt auf dem Board zu platzieren, um auf wichtige Details hinzuweisen, zwischen Übersichten auf allgemeinem und detailliertem Niveau zu wechseln, Abstimmungen direkt im Dokument abzuhalten und das Dokument auf einfache Weise mit anderen zu teilen. Innerhalb der Lucid-Plattform können Sie brillante und interaktive Designs mit dynamischen Formen, bedingter Formatierung, Datenverknüpfung und vielem mehr erstellen.

3. Einführung und Überwachung

Sobald Sie einen neuen Arbeitsablauf eingeführt oder einen bestehenden aktualisiert haben, müssen Sie die Dokumentation, die Sie während des Verbesserungsprozesses erstellt haben, speichern. Mit dieser Dokumentation können Sie ein Repository aufbauen, das als lebendige Blaupause für Ihre innovativen Entscheidungen, Ideenfindungsprozesse, Design-Iterationen, Dashboards zum Ergebnis-Tracking und mehr dient.

Während der Einführungs- und Überwachungsphase der Prozessverbesserung sollten Sie nach Möglichkeiten zur Automatisierung von Arbeitsabläufen suchen. Die manuelle Pflege der Dokumentation und des Daten-Trackings kann mühsam sein und bietet Raum für Fehler. 

Stattdessen sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Plattform über intelligente Funktionen verfügt, die Ihre Dokumentation automatisch auf dem neuesten Stand halten und eine ununterbrochene Sichtbarkeit gewährleisten. Dazu gehört auch der Abruf von Daten aus anderen Systemen, die anzeigen, wie lange bestimmte Schritte dauern. Auf diese Weise haben die Verantwortlichen einen Echtzeitüberblick über den Prozess und den Fortschritt.

Lucid ist ein natürlicher Partner in diesem Prozess, denn wenn Sie Lucid für die Erstellung von Visualisierungen zur Prozessverbesserung nutzen, haben Sie Ihr Innovations-Repository organisch erweitert. 

Die Erstellung hochintelligenter Visualisierungen innerhalb unserer Plattform bedeutet, dass Sie auf natürliche Weise eine lebendige Blaupause für die Optimierung Ihrer Prozesse erstellen. Mit dieser Dokumentation wird es einfacher, erfolgreiche Strategien erneut anzuwenden, auf Feedback zu reagieren, neue Mitarbeiter einzustellen, Kontext für Entscheidungen zu liefern und vieles mehr.