Si vous êtes très préoccupé par la productivité de votre équipe, rassurez-vous, vous n’êtes pas le seul.

85 % des dirigeants déclarent que le passage au travail hybride a compromis leur confiance dans la productivité des employés.

Certains responsables métier ont tenté de répondre à ces préoccupations en proposant des logiciels de surveillance de la productivité. Toutefois, ces solutions ne font généralement que donner l’impression que la productivité est au rendez-vous, poussant les employés à envoyer des e-mails et à programmer des réunions inutiles dans le seul but d’avoir l’air occupés.

Le fait est que les employés sont soumis aux mêmes problèmes de productivité, qu’ils travaillent au bureau ou à distance. Les réunions inefficaces dont les conclusions ne sont pas claires, les problèmes de mise à jour des documents et les défauts de communication ne disparaîtront pas en rappelant les employés au bureau. 

Si vous souhaitez réellement augmenter la productivité (et pas seulement en apparence), vous devez aller plus loin.

Chez Lucid, nous avons constaté que le problème n’est pas que les employés ne passent pas assez de temps sur leur écran ou au bureau. Le problème est qu’ils passent trop de temps à travailler de manière inefficace.

Tout d’abord : qu’entendons-nous par productivité au travail ?

L’une des principales raisons pour lesquelles les organisations imposent une présence sur site et des logiciels de surveillance des employés est qu’elles mesurent la productivité en fonction de l’activité, et non de l’impact.

Et si les données relatives à l’usage du clavier, au nombre d’heures passées au bureau, à la participation à des réunions ou à l’activité liée aux e-mails peuvent indiquer que l’employé est occupé, elles n’indiquent pas nécessairement qu’il est productif.

La productivité au travail doit être considérée comme une activité à fort impact qui produit efficacement une valeur métier tangible, par exemple sous la forme d’une augmentation du chiffre d’affaires, d’une réduction des coûts d’exploitation ou encore d’une amélioration de la satisfaction client. Par conséquent, lorsque les employés passent leur temps à participer à des réunions inefficaces ou à rechercher des informations dans des échanges d’e-mails, il est possible qu’ils soient à la fois incroyablement occupés et absolument non productifs.

Pour évaluer correctement la productivité, les dirigeants doivent fixer des objectifs clairs et mesurer les progrès accomplis. Dans cet article, nous nous concentrerons sur les moyens d’accroître la productivité au travail afin d’aider votre organisation à progresser plus rapidement et plus efficacement vers la réalisation de vos objectifs. 

« Mon équipe a des objectifs très précis à atteindre et la manière d’y parvenir n’a pas d’importance, du moment que nous y arrivons. Définissez ensemble les résultats que vous attendez, et laissez l’équipe déterminer de manière autonome la meilleure façon de les atteindre. »
—Dan Lawyer, directeur produit, Lucid 

Qu’est-ce qui affecte vraiment la productivité au travail ? 

Lucid Software a réalisé une enquête pour connaître les causes profondes des problèmes de productivité et de collaboration au travail. Voici ce que nous avons découvert :

Les employés perdent du temps dans des réunions inefficaces et se découragent par la suite

Les réunions peuvent être un moyen précieux de résoudre des problèmes et de se rapprocher, mais un trop grand nombre d’entre elles sont aujourd’hui soit inutiles, soit mal organisées. Notre étude montre que 34 % des employés estiment que les réunions ne sont pas productives et que 31 % d’entre eux considèrent que la perte d’informations entre les réunions est un obstacle majeur à l’innovation.

Les employés passent trop de temps en réunion à s’efforcer de se comprendre. Et trop souvent, les équipes perdent leur élan après la réunion parce que les conclusions et les mesures à prendre ne sont pas claires.

Les employés ont trop d’outils à leur disposition

Le passage soudain au télétravail il y a quelques années a incité de nombreuses entreprises à adopter de nouveaux outils dans un laps de temps relativement court - trop d’outils, semble-t-il.

Près de la moitié des personnes interrogées (45 %) dans le cadre de notre enquête utilisent cinq applications de productivité ou plus au travail, et 42 % des employés trouvent frustrant d’avoir trop d’outils à leur disposition. 

En outre, les différentes équipes de l’entreprise utilisent des outils distincts pour collaborer, ce qui accentue encore le cloisonnement. Près de la moitié des entreprises que nous avons interrogées ne disposent pas d’un outil commun pour partager des documents entre leurs différents logiciels, ce qui entraîne des problèmes de version et des lacunes en termes de compréhension. 

Les employés ne peuvent pas trouver les informations dont ils ont besoin

L’information étant disséminée dans différents outils, les employés ont du mal à savoir où trouver les renseignements dont ils ont besoin pour accomplir leur travail de manière efficace.

En effet, ils déclarent passer en moyenne cinq heures par semaine à chercher des informations sur un projet, et 31 % d’entre eux estiment que « savoir où trouver les ressources » est un élément important qui manque à leur processus de projet.

Les employés manquent de clarté en ce qui concerne les objectifs, les plans et l’état d’avancement des projets

45 % des employés estiment que les parties concernées ne sont pas toutes tenues au courant des projets, ce qui entrave les progrès. Et 30 % estiment qu’ils ne disposent pas d’un moyen clair de visualiser les détails d’un projet tels que l’état d’avancement, le processus et les responsables des différentes tâches.

Sans moyen efficace de visualiser ou de comprendre l’avancement d’un projet, les équipes passent trop de temps à chercher à savoir où en est le projet et ce qu’elles doivent faire ensuite, au lieu de contribuer à le faire avancer. 

Quatre stratégies pour augmenter la productivité au travail 

Comment remédier aux principaux obstacles à la productivité et aider votre organisation à se concentrer sur les tâches à fort impact ? Commencez par les étapes suivantes :

Utiliser des visuels pour clarifier votre discours

Le langage humain étant imprécis, les équipes perdent beaucoup de temps à résoudre des malentendus par écrit, à expliquer des concepts complexes ou à organiser une énième réunion pour « être sur la même longueur d’onde ». Vous pouvez aider les équipes à parvenir plus rapidement à une compréhension commune grâce à la puissance des visuels.

Notre étude révèle que les supports visuels sont essentiels pour travailler plus intelligemment, et éviter de travailler plus : 69 % des employés déclarent que les visuels sont extrêmement ou très importants pour la collaboration, et 30 % pensent qu’ils sont la clé d’une meilleure coordination et d’une exécution plus rapide des tâches.

Les visuels peuvent véhiculer en quelques secondes ce qu’un texte ou une communication verbale mettrait des heures, voire plusieurs réunions, à transmettre. Et grâce aux plateformes de collaboration visuelle basées sur le cloud, les équipes peuvent travailler de n’importe où et à n’importe quel moment.

En ayant la possibilité et les outils permettant de visualiser leurs idées, chronologies et dépendances, processus, diagrammes techniques et autres, les employés peuvent consacrer moins de temps à se mettre au diapason et plus de temps à des tâches productives et à fort impact.

Permettre une collaboration asynchrone 

Si les réunions prennent trop de temps à votre personnel, il va de soi que leur réduction se traduira par un gain en productivité. Toutefois, les e-mails et les messages instantanés ne remplacent pas toutes les formes de discussion en direct. 

Pour vraiment aider votre équipe à être plus productive, vous devez élaborer une stratégie de collaboration asynchrone intentionnelle qui combine les meilleurs outils et techniques pour encourager vos employés à recueillir des commentaires, à partager des informations actualisées et à faire avancer leur travail sans réunions.

Privilégiez une plateforme qui offre un espace permettant aux équipes de rester en phase et de collaborer à la fois en temps réel et de manière asynchrone. Par exemple, les équipes qui utilisent Lucid pour collaborer centralisent automatiquement leurs informations importantes afin que tous les intervenants disposent du contexte nécessaire pour conserver leur dynamique entre les réunions.

Réévaluer votre pile technologique

Pour éviter les conséquences négatives d’un trop grand nombre d’outils sur la productivité, les entreprises doivent prioriser la consolidation de leur pile technologique.

Commencez par identifier des moyens de standardiser vos outils ou d’éviter le double emploi au sein de l’entreprise, notamment en ce qui concerne les plateformes de communication ou de collaboration. Choisissez des outils capables de correspondre à une grande variété de cas d’utilisation et d’équipes, qu’elles soient techniques ou non. Par exemple, Lucid, qui favorise la collaboration à chaque étape de vos processus, peut remplacer plusieurs solutions ponctuelles et aider les entreprises à se doter d’une plateforme de collaboration complète.

Lorsque vous choisissez une solution, donnez la priorité aux outils qui s’intègrent harmonieusement avec les autres. Plus l’écosystème que vous créez sera connecté, plus vos employés pourront trouver facilement les informations dont ils ont besoin pour rester en phase, prendre des décisions et travailler efficacement.

Documenter et centraliser les informations clés 

Lorsque les informations importantes sont centralisées et facilement accessibles, les employés n’ont pas besoin de perdre des heures à rechercher les détails d’un projet. Une documentation classique peut s’avérer fastidieuse à créer et à gérer, c’est pourquoi nous vous recommandons d’adopter une approche différente.

Cherchez un moyen de créer de la documentation à mesure que vous travaillez, et non comme une activité séparée. Par exemple, lorsque vous utilisez une plateforme de collaboration visuelle pour faire du brainstorming, établir des priorités et planifier des projets, vous créez automatiquement un référentiel centralisé de toutes les informations relatives au projet. Chaque membre de l’équipe peut y trouver les informations dont il a besoin pour se mettre au travail plus rapidement, et si de nouveaux collaborateurs se joignent à l’équipe, vous disposerez de la documentation adéquate pour les intégrer rapidement.

Ensuite, choisissez un outil basé sur le cloud pour créer une source unique de vérité qui contient toute votre documentation.

Améliorer la productivité au travail avec Lucid

Lucid est la seule solution de collaboration visuelle qui permet de travailler sur l’ensemble du cycle de vie d’un projet de bout en bout, pour toutes les équipes. En utilisant Lucid pour tous vos besoins en collaboration, du brainstorming à la gestion de projets en passant par la représentation d’architectures et de processus complexes, vous pouvez :

• Consolider vos outils grâce à une plateforme unique pour vos besoins en tableau blanc virtuel et en création de diagrammes intelligents.
• Collaborer en continu, en temps réel et de manière asynchrone.
• Centraliser votre documentation pour que votre équipe dispose des informations dont elle a besoin pour se mettre au diapason.

En d’autres termes, Lucid permet à votre organisation de consacrer moins de temps à des activités laborieuses et inefficaces, et plus de temps à des tâches productives et à forte valeur ajoutée.