Um componente essencial da agilidade nos negócios é a colaboração simplificada dentro das equipes e entre equipes diferentes. Reconhecer e entender como cada equipe e função funciona permite que as empresas fiquem à frente da concorrência e se adaptem às necessidades e aos desejos dos consumidores.

O evangelista-chefe da Lucid, Bryan Stallings, explica: “A palavra 'agilidade' está em toda parte hoje. As organizações estão se adaptando para incorporar agilidade em resposta a incertezas e complexidade sem precedentes. Aqueles que desenvolvem uma capacidade de agilidade nos negócios percebem com mais eficiência a necessidade de mudança e, em seguida, se adaptam em um ritmo responsivo que lhes permite criar uma vantagem competitiva duradoura.”

Ao se concentrar em facilitar uma colaboração eficaz, as empresas podem ajudar a motivar uma força de trabalho produtiva, educar os funcionários sobre a importância da tecnologia digital e garantir que os funcionários tenham o treinamento e as habilidades corretas para trabalhar de forma mais produtiva e alcançar a agilidade dos negócios. 

Vamos analisar por que a colaboração é a chave para a agilidade dos negócios e quais são os benefícios da colaboração simplificada em toda a organização. 

Por que a agilidade nos negócios depende da colaboração

A colaboração eficaz tem sido a base dos negócios mais bem-sucedidos. Sabemos que a inovação de forma isolada não é suficiente para o sucesso dos negócios. Uma pesquisa da McKinsey revelou que as organizações que implementam técnicas colaborativas por meio de tecnologia ou outros processos obtêm até 30% de aumento na produtividade. 

As organizações que podem encontrar maneiras de trabalhar de forma multifuncional e aproveitar o poder coletivo de seus funcionários desencadearão novas maneiras de pensar e resolver problemas.

Anteriormente, os silos organizacionais desafiavam esse tipo de colaboração, o que levou os líderes a experimentar novas plantas baixas democratizadas e fluxos de trabalho ágeis para incentivar o trabalho em equipe e a colaboração. Agora, as mudanças pós-pandemia no local de trabalho desafiam ainda mais essas soluções. 

Embora algumas organizações tenham começado o retorno ao escritório presencial, outras decidiram passar a ser totalmente remotas seguindo um futuro previsível. Embora as inovações de tecnologia e de processos tenham mostrado que os negócios podem avançar quando conduzidos de forma remota, ainda é importante considerar a perda inevitável de interações face a face e colaboração que os inovadores do local de trabalho pré-pandemia enfrentaram durante a implementação.

Benefícios da colaboração simplificada no Próximo normal

A colaboração funciona melhor quando sua equipe está estruturada para promover a comunicação e a inovação. As equipes que colaboram bem são mais engajadas e mantêm um senso de propriedade mais forte. Também fica mais fácil alinhar os funcionários a mudanças maiores na organização e ajudá-los a atualizar suas habilidades adequadamente. 

Aqui estão algumas maneiras pelas quais a colaboração eficaz pode ajudar sua empresa a permanecer ágil e seus funcionários conectados e engajados no Próximo normal.

Ofereça suporte a uma geração de trabalhadores remotos

Mesmo antes da pandemia, locais de trabalho já vinham incentivando formas remotas de trabalho. A pandemia, no entanto, acelerou essa tendência e forçou as organizações a dar passos gigantescos em direção à implementação de uma força de trabalho remota. 

Agora, muitos funcionários são bem versados no trabalho remoto, e uma parte dessa força de trabalho provavelmente será favorecida por oportunidades de trabalho remoto, mesmo em um mundo pós-pandemia. Será necessário que as organizações apoiem uma estrutura remota para que, quando os funcionários trabalharem à distância, tenham os sistemas e as ferramentas instalados para manter a produtividade sem perder o ritmo.

Conectar funcionários, parceiros e clientes de todo o mundo

As equipes geralmente estão espalhadas por diferentes fusos horários e continentes, tornando difícil desenvolver um relacionamento com os colegas e alinhar a direção da equipe. No entanto, as soluções de colaboração visual podem facilitar o trabalho híbrido.

Bryan Stallings observa: “Idealmente, ela deveria acontecer em tempo real (de forma síncrona) ou em momentos diferentes, pois os contribuidores podem participar (de forma assíncrona). As soluções de colaboração visual também apresentam uma vantagem sobre a tomada de notas individuais: o trabalho visual em si é uma fonte única de informação que todos podem acessar a qualquer momento.”

Plataformas responsivas e fluxos de trabalho ágeis podem ajudar as equipes a se coordenarem em diferentes fusos de forma rápida e fácil, enquanto as soluções de colaboração visual podem facilitar a conexão com parceiros e membros da equipe para que você não fique limitado a enviar documentos por e-mail ou simplesmente colaborando em documentos compartilhados na nuvem. 

Aumento do envolvimento e da produtividade dos funcionários

Uma colaboração mais fácil e frequente inspira os funcionários a expressar seus pensamentos. Isso gera todos os tipos de benefícios, incluindo funcionários que investem mais no sucesso da equipe e estão inclinados a agir de forma colaborativa para garantir o sucesso do projeto. Isso também significa que os membros da equipe têm um contexto melhor de como o trabalho deles contribui para a missão maior, fazendo com que tenham maior interesse em suas atribuições e um maior senso de satisfação no trabalho.

Acesso às habilidades e aos conhecimentos certos

Depois de conhecer os recursos da equipe, é mais fácil identificar as habilidades e as informações necessárias para ter sucesso. Treinamentos e webinários são muito mais fáceis de coordenar com colaboração simplificada, o que significa que sua equipe pode ficar a par das novas tecnologias, dos novos processos e das novas ferramentas, mesmo quando a indústria está em mudanças.

A telemedicina, por exemplo, tornou-se um recurso vital para o setor de saúde à medida que as pessoas tentavam buscar cuidados enquanto as medidas de distanciamento social e confinamento eram impostas. Hospitais e consultórios médicos precisavam implementar plataformas de telemedicina em questão de semanas para manter os negócios funcionando e atender às necessidades dos pacientes com segurança. As ferramentas de colaboração ajudaram as equipes médicas a se alinharem de forma rápida, eficiente e em tempo real para identificar tecnologias de telemedicina, escolher uma plataforma e treinar a equipe para o uso.

Compreender o papel de cada um na criação de um ambiente ágil

Os projetos geralmente colapsam quando os membros da equipe não entendem como as várias partes formam o todo. O aumento da colaboração pode fornecer às equipes uma perspectiva mais abrangente sobre como a contribuição individual ajuda a organização maior a permanecer ágil e responsiva. Como resultado, o respeito aos prazos e às relações de dependência aumentam, e os membros da equipe são mais propensos a garantir que os parceiros e as partes interessadas recebam o que precisam deles.

Considere, por exemplo, as dependências em torno de uma equipe de desenvolvimento de produtos. Durante os lançamentos de novos recursos do produto, vários grupos dependem do progresso uns dos outros para garantir uma implementação tranquila. As equipes que adotam formas ágeis de trabalhar podem se adaptar rapidamente a quaisquer obstáculos ou cronogramas variáveis e fazer com que os projetos avancem.

O que seu ambiente colaborativo deve ter

Documentação sempre ativa

Os funcionários estão trabalhando mais fora do horário tradicional, de 8h às 18h, principalmente quando trabalham remotamente. As ferramentas de colaboração visual e baseadas na nuvem garantem que documentos e recursos importantes estejam sempre disponíveis, 24 horas por dia.

Espaços de trabalho em tempo real

Ter acesso a informações é essencial, desde que estejam precisas e atualizadas. Ferramentas e plataformas que permitem colaboração e atualizações em tempo real ajudam a garantir que suas equipes e suas partes interessadas trabalhem com o mesmo conjunto de informações e, assim, obtenham resultados relevantes e precisos. Deve haver um caminho claro para compartilhar informações em tempo real, independentemente da localização de um membro da equipe.

Oportunidades assíncronas de colaboração

Reduzir o compromisso de tempo para colaboração melhora muito a eficiência e muitas vezes aumenta a participação entre as equipes. A melhor maneira de conseguir isso é fazer reuniões diárias rápidas e verificações assíncronas para que as equipes possam escolher momentos convenientes para atualizações rápidas de status e ainda assim passar ao grupo as informações necessárias para o avanço dos projetos. 

Sem uma abordagem assíncrona, você corre o risco de desacelerar o processo por tentar manter todos em um único ritmo.

Compatibilidade com computadores e dispositivos móveis

O próximo normal se resume de fato em estar em dois lugares ao mesmo tempo: sua casa, um transporte público ou um café local pode funcionar também como um escritório em um determinado momento. É importante ter ferramentas que possam ser executadas em várias plataformas para que sua equipe possa realizar o trabalho, independentemente de onde estiverem. Também é uma expectativa para equipes mais colaborativas e mais envolvidas — se elas estiverem comprometidas, precisarão acessar o trabalho a qualquer momento, em qualquer lugar.

Quanto mais você investir na facilitação de oportunidades de colaboração simplificadas para equipes em toda a organização, maior será a agilidade nos negócios resultante. E quanto mais agilidade você puder abraçar... Bem, isso é uma situação em que todas as partes envolvidas saem ganhando.