Empresas de todos os setores estão procurando maneiras de fazer mais com menos. Para equipes administrativas (operações, finanças, RH e gerenciamento jurídico/executivo), isso significa alinhar a organização em torno de iniciativas de negócios de missão crítica e alocar recursos com mais eficiência. Quando muitas partes interessadas estão envolvidas nesses esforços, pode ser difícil tomar decisões e visualizar o impacto dessas decisões.

A Suíte de Colaboração Visual da Lucid foi projetada para equipes visualizarem, projetarem e construírem o futuro. Para equipes administrativas, a Lucid oferece um local centralizado para alinhar os membros da equipe, otimizar os sistemas e navegar pelas mudanças internas.

Neste artigo, estamos explorando três maneiras pelas quais as equipes administrativas podem usar a Lucid para colaborar entre funções, reduzir a complexidade dos negócios e melhorar as operações da organização.

1. Facilitar o planejamento estratégico

As sessões de planejamento estratégico são a base das decisões de priorização, recursos e investimentos. Mas quando a tecnologia atrapalha a colaboração produtiva, ela pode interromper o progresso e criar frustração entre os membros da equipe. Implementar uma plataforma de colaboração visual como a Lucid ajuda as equipes a idealizar, priorizar e alinhar mais rápido do que nunca com o mínimo de atrito ao longo do processo.

Capacite suas equipes a criar planos estratégicos e acionáveis usando a Lucid para:

Reunir as partes interessadas, independentemente da localização

Alinhar todas as partes interessadas relevantes aos seus objetivos, iniciativas, metas e itens de ação é desafiador, especialmente quando as equipes estão trabalhando em diferentes locais ou fusos horários.

As equipes que usam a Lucid como base para sessões de planejamento estratégico podem aumentar a transparência das ideias, decisões e planos. De fato, 83% dos usuários dizem que a Lucid aumenta o alinhamento entre suas equipes híbridas. Então, independentemente da localização física, você pode usar a Lucid para reunir toda a equipe. Nosso programa oferece suporte a fluxos de trabalho assíncronos, o que pode ajudar a tornar o planejamento estratégico muito mais eficiente. Usando a função de marcar colegas (@nome) e recursos de comentário, você pode capturar feedback e manter os projetos em andamento sem a necessidade de reuniões.

Lidere sessões de planejamento estratégico com facilidade

Liderar uma sessão de planejamento estratégico envolvente é mais fácil com as ferramentas da Lucid para facilitadores. No Lucidspark, você pode usar o ponteiro laser para focar a atenção dos participantes, o temporizador para manter todos no caminho certo, recursos de votação para receber opiniões e muito mais. 

Os participantes podem adicionar ideias ao mural em tempo real usando notas adesivas e interagir com as ideias usando reações de emoji. Os facilitadores podem usar recursos como Murais Simultâneos, bloquear ou ocultar determinados elementos e orientar os participantes pelo mural usando caminhos predeterminados.

A Lucid também tem integrações poderosas com os programas que você já usa diariamente (incluindo Zoom e Microsoft Teams) para tornar a implementação perfeita. 

Transforme ideias em planos de ação e crie alinhamento

Depois de uma sessão de brainstorming bem-sucedida, você vai ter muitas ideias para organizar. Normalmente, são necessárias muitas idas e vindas entre os colaboradores para priorizar essas ideias, mas com a Lucid você pode simplificar o processo. 

As Atividades Visuais do Lucidchart permitem priorização e alinhamento assíncronos ou em tempo real. A partir de qualquer documento Lucid, basta selecionar uma atividade de nossa biblioteca, convidar os participantes para contribuir e, em seguida, aguardar enquanto as respostas são agregadas automaticamente. 

As Atividades Visuais permitem recebimento de feedback de todos, sintetizar essas informações para ter novos insights, ter alinhamento e trabalhar na criação de planos acionáveis.

Após a priorização, você pode usar cronogramas e nossas integrações com ferramentas de gestão de projetos (incluindo Asana, ClickUp e monday.com) para criar planos de ação estratégicos. 

Monitore e acompanhe o progresso para alcançar metas

O uso de recursos visuais para monitorar e acompanhar o progresso da sua equipe facilita a compreensão das principais informações e métricas. Por exemplo, você pode criar painéis de OKR na Lucid utilizando formas inteligentes vinculadas a dados. As equipes podem hospedar esses painéis e outras documentações relevantes do projeto nos Espaços de Equipe da Lucid para se manterem alinhadas enquanto implementam os planos. 

A documentação inteligente funciona como uma fonte única da verdade que reflete sempre as informações mais atualizadas. As equipes podem usar esses recursos para tomar decisões sobre alocação ou priorização de recursos para garantir que atendam às suas metas estratégicas.

Otimizar os processos de negócios

Processos são a força vital das organizações. Para criar um fluxo de trabalho eficaz, você precisa de processos testados e aprovados para orientar os membros da equipe nas tarefas e projetos. 

As equipes administrativas estão constantemente procurando maneiras de melhorar os processos existentes e implementar novos processos, mas para isso, primeiro precisam entender os processos atuais. Essas informações, muitas vezes, existem apenas como conhecimento institucional – passado de um funcionário para outro – e carecem de documentação oficial.

Além da documentação, as equipes também precisam de uma maneira de fazer brainstorming e priorizar seus esforços, conectar-se com colaboradores e identificar mudanças econômicas nos processos. Com a Lucid, você pode criar uma documentação moderna dos seus processos existentes, identificar as principais áreas de melhoria e projetar fluxos ideais para novos processos. 

Aprimore seus processos de negócios usando a Lucid para: 

Visualizar o estado atual dos processos existentes

Se a otimização for sua meta, a visualização será a primeira etapa. A visualização do estado atual dos processos existentes em um diagrama permite que as equipes identifiquem facilmente impedimentos, ineficiências e dependências. 

Ao lidar com processos complicados e interconectados, como fluxos de valor, você precisa de uma solução robusta de diagramação. A Lucid pode ajudar a simplificar o processo com modelos prontos para editar e galerias de formas para facilitar o mapeamento de processos de negócios .

Identificar melhorias e propor um estado futuro ideal para os processos

Depois que você tiver mapeado o processo atual, convide os membros da equipe para colaborar em uma sessão de brainstorming. Você pode pensar em melhorias de processos usando notas adesivas, desenhando à mão livre e comentando diretamente no documento. 

Com ideias de como melhorar seus processos em mão, você pode começar a projetar o estado futuro ideal deles. Em seguida, você pode compartilhar os projetos com as partes interessadas para receber o feedback necessário diretamente no diagrama.

Usar mapas de processos como esquemas dinâmicos

A colaboração visual é muito mais do que apenas usar um uma lousa virtual. Na Lucid, acreditamos que a colaboração visual é uma série de atividades conectadas que levam as organizações à inovação constante. 

Por meio da colaboração visual, as equipes desenvolverão de forma orgânica um esquema vivo dos negócios. As equipes administrativas podem usar a Lucid para criar uma fonte única da verdade (SSOT, do inglês Single Source of Truth) que engloba todas as ideias, planos e projetos de uma empresa. Os mapas de processos que você cria na Lucid se tornam esquemas vivos que você pode continuar a aproveitar sempre. 

Os recursos de dados e automação da Lucid tornam intuitiva a inovação contínua nos mapas de processos existentes. Você pode usar sobreposição de dados e formatação condicional para ver o desempenho de partes de um processo. Nossas formas dinâmicas ajudam a impulsionar insights visualizando dados — você pode até mesmo usá-los para criar painéis.

3. Projetar estruturas organizacionais ideais

Para alinhar a organização em torno das iniciativas mais importantes, as equipes administrativas precisam enxergar a dinâmica organizacional como uma estrutura fluida de equipe, remuneração e diversidade de equipes. Os aplicativos baseados em texto já existentes não oferecem o nível de clareza que as equipes administrativas precisam para entender a dinâmica complexa e otimizar a organização.

A Lucid ajuda as organizações a otimizarem a estrutura por meio de colaboração visual e documentação moderna. As equipes administrativas podem usar a Lucid para mapear organogramas, inclusive organogramas hierárquicos, equipes multifuncionais, equipes SCRUM ou equipes geograficamente distribuídas. 

Crie estruturas organizacionais eficazes com a Lucid ao: 

Usar dados sobrepostos para visualizar a dinâmica organizacional

Se não quiser criar seu organograma do zero, temos boas notícias! A Lucid pode extrair automaticamente seu organograma de um arquivo CSV, Google Planilhas ou BambooHR. Depois de ter um organograma na Lucid, você pode sobrepor dados para melhor entender a estrutura e dinâmica da organização. Por exemplo, você pode sobrepor informações de pagamento, níveis de ações ou informações demográficas. 

Em seguida, você pode criar agrupamentos para visualizar o organograma por critérios diferentes, como departamento ou local. A formatação condicional também pode ajudar a entender os dados de forma rápida.

Fazer brainstorming de ideias para abordar problemas e alinhar as partes interessadas

Quando se trata de gerar ideias sobre a estrutura da organização, as equipes precisam idealizar as melhores maneiras de organizar as equipes e hierarquia para apoiar de forma efetiva as metas mais importantes da empresa. A Lucid reúne equipes e facilita o alinhamento no estágio de ideação e nas etapas seguintes.

Usando a tela universal da Lucid, as equipes podem alternar para o Lucidspark para fazer um brainstorming dos diagramas técnicos, incluindo organogramas e designs. A melhor parte dessa flexibilidade é que ela centraliza as informações, reduz a mudança de contexto e permite que as equipes acessem os poderosos recursos tanto do Lucidchart, quanto do Lucidspark na mesma tela e documento.

Planejar cronogramas de implementação de processos

A implementação de um novo processo geralmente é a parte mais difícil. A Lucid é uma solução de colaboração visual de ponta a ponta, o que significa que capacitamos e apoiamos as equipes muito além da fase de ideação. Você pode usar a Lucid para projetar processos, pensar em melhorias, colaborar com as partes interessadas e planejar a execução.

Para alinhar todos os colaboradores e partes interessadas e garantir uma execução eficaz, planeje seu cronograma de implementação de processos na Lucid.

Como a Lucid capacita as equipes administrativas

As equipes administrativas têm a tarefa de garantir o funcionamento ideal das organizações. Os projetos associados a essa iniciativa exigem um entendimento profundo e completo do funcionamento interno de uma empresa. Para ter essas informações valiosas, as equipes administrativas podem aproveitar o software de colaboração visual inteligente da Lucid.

Com a combinação do Lucidchart e do Lucidspark, a Lucid Suite ajuda as equipes administrativas a colaborar e se alinhar em todo o ciclo de vida do projeto, da ideia à realidade.

Quando as equipes administrativas usam a Lucid para colaborar, elas se beneficiam de:

• Economia de tempo: com os recursos de automação inteligente e a capacidade de alinhar as partes interessadas em torno de uma fonte única da verdade, as equipes podem ter os insights dos dados de que precisam. Isso permite que elas entrem em ação mais rápido.
• Aumento da produtividade: a plataforma da Lucid reduz o esforço na criação e manutenção manual da documentação, o que permite que as equipes se concentrem no trabalho produtivo, como a identificação de melhorias.

Melhores resultados: a Lucid ajuda a reduzir custos, tornando os processos mais eficientes e alocando recursos da melhor maneira possível. Ao fazer isso, as organizações podem identificar continuamente economias de custo e otimizar a organização.