Para muchos equipos de gestión de proyectos, la planificación de proyectos puede convertirse en una especie de purgatorio. Sin una estructura adecuada, alinear el equipo, documentar las cosas de manera eficaz, gestionar la capacidad y centralizar el contexto es todo un desafío.

Nuestra era moderna también plantea desafíos únicos en el proceso. Ahora que casi todos los equipos tienen un componente virtual en su proceso de planificación (y muchos son completamente digitales), los líderes de proyecto deben optimizar su enfoque. ¿Cómo se pueden reunir las opiniones de las partes interesadas? ¿Dónde encontrará el equipo la información del proyecto que necesita? ¿Qué software se necesita para reunir a las personas adecuadas?

Nos sentamos con dos experimentadas gestoras de proyectos de Lucid, Bounta Nomichith (gestora de programas) y Alyssa Craig (gestora sénior de gestión de programas) para obtener opiniones expertas sobre ese proceso. En esta guía, te ofrecemos un tutorial completo sobre cómo planificar un proyecto.

¿Qué es un plan de proyecto?

Un plan de proyecto es una hoja de ruta completa que describe las tareas, los plazos, la asignación de recursos y los esfuerzos necesarios para lograr los objetivos del proyecto dentro de los parámetros definidos. Si tu plan de proyecto es minucioso, debería responder las siguientes preguntas: 

• ¿Cuáles son los principales entregables?
• ¿Cuándo son los hitos del proyecto?
• ¿Cómo alcanzará el equipo esos hitos dentro de los plazos especificados?
• ¿Quiénes están en el equipo del proyecto y qué roles desempeñan?
• ¿Qué partes interesadas deben proporcionar su opinión y cuándo se requiere?

Podrías complementar tu plan de proyecto con otros documentos, como una carta de proyecto, un plan de comunicación o una evaluación de riesgos. 

Es importante tener en cuenta que un plan de proyecto difiere de un resumen del proyecto. Nomichith explica la diferencia: "Un resumen del proyecto es una síntesis concisa y de alto nivel del plan del proyecto que los equipos comparten con las partes interesadas. Un resumen solo incluye la información esencial del proyecto. En cambio, un plan de proyecto incluye información detallada sobre todos los elementos del proyecto".

Y no todos los planes de proyecto se crean de la misma manera. Como dice Craig: "Un plan de proyecto exhaustivo es específico e intencional. No se asume que todos los que lo leen conocen toda la información general o el contexto, sino que los proporciona desde el principio. Anticipa la información que el equipo necesitará saber (como especificaciones o cualquier indicación necesaria). Un equipo se siente respaldado y más fuerte con el plan, y lo utiliza como un recurso útil durante todo el proyecto.

Un mal plan de proyecto es vago, hace que el equipo se sienta inseguro de lo que está creando o del porqué de ello, conduce a la necesidad de muchas conversaciones secundarias, o simplemente fomenta un sentimiento general de frustración. No tiene suficiente información para ser útil y nunca se vuelve a examinar una vez creado".

Desafíos comunes de la planificación de proyectos

Los gerentes de proyecto son los maestros del ajedrez de una organización. Son responsables de llevar a su equipo a la victoria (en este caso, la finalización del proyecto). Este proceso estratégico implica situar las piezas de ajedrez, asegurarse de que ejecuten las jugadas correctas y guiarlas por el camino (lo que a menudo incluye intervenir cuando las cosas se descarrilan).

Como puedes imaginar, los gestores de proyectos se enfrentan a muchos retos en este complejo proceso, entre ellos:

• Ayudar a los equipos a captar la visión del trabajo
• Mantener una documentación eficaz
• Gestionar la capacidad en proyectos más grandes o complejos
• Manejar conflictos y opiniones
• Mantener a las partes interesadas actualizadas de una manera significativa
• Centralizar el contexto y la información

Lo que agrava muchos de estos retos es que las herramientas tradicionales de planificación de proyectos son limitantes. A menudo es complejo trabajar con ellas, y dificultan ver la información de un vistazo. El software de gestión de proyectos tampoco es lo suficientemente flexible o interactivo como para adaptarse a una colaboración fluida. 

Para resolver estos problemas, hemos creado una guía paso a paso del proceso (que incluye consejos para elegir las herramientas adecuadas para el trabajo).                                                                                        

Cómo crear un plan de proyecto: un tutorial paso a paso

Ahora, vamos a aprender cómo crear un plan de proyecto. La planificación de proyectos es compleja y matizada. Estamos aquí para darte los detalles más difíciles de todo el proceso. A medida que avanzamos en el tutorial, no dudes en seguir nuestra plantilla de lienzo de planificación de proyectos.

1. Elige una plataforma para la planificación de proyectos

Para crear un gran plan de proyecto, necesitas herramientas para respaldar tu visión. No hay nada peor que tener una pila tecnológica que no dé a basto con las necesidades de tus equipos, lo que dificulta significativamente tu progreso hacia metas y objetivos esenciales. 

Para evitar obstáculos, te conviene elegir una plataforma de planificación de proyectos que sea flexible y escalable y que fomente la interacción, de modo que puedas centralizar la comunicación relativa al proyecto.

El software de colaboración visual ofrece una solución clara a muchos desafíos que enfrentan los gerentes de proyectos al buscar la plataforma adecuada para su planificación. Con el software de colaboración visual, puedes promover una mayor colaboración, optimizar la comunicación con las partes interesadas y fomentar la interacción directamente con el plan del proyecto. 

¿Cuál es la mejor parte? La plataforma de colaboración visual de Lucidchart se integra con el software de gestión de proyectos que conoces y adoras (como Asana, Jira, Smartsheet y más).

Las imágenes ayudan a destrabar información compleja y proporcionan a los facilitadores herramientas útiles para comunicar los planes de proyecto de manera eficaz. Estas plataformas pueden funcionar en conjunto con tu software de gestión de proyectos.

2. Define los detalles del proyecto

Una vez que tengas la plataforma de planificación de proyectos elegida, te conviene empezar por definir los detalles de tu proyecto, que pueden incluir:

• Metas y objetivos
• Audiencia
• Entregables
• Miembros del equipo del proyecto
• Partes interesadas
• Herramientas y sistemas (si es necesario)

Objetivos del proyecto

Para determinar las metas y objetivos de tu proyecto, pregúntate: 

• ¿Cuál es el objetivo principal?
• ¿Cuál es el problema que intentas solucionar?
• ¿Por qué es importante el proyecto?
• ¿Cómo se relaciona esto con el plan estratégico?
• ¿Cómo se relaciona con otras prioridades, indicaciones y metas?
• ¿Cómo afectará esto nuestra posición competitiva?

Audiencia del proyecto

Ahora, decide quién será la audiencia del proyecto. ¿El objetivo es crear material de venta para una persona específica? ¿Es un nuevo lanzamiento de funciones que servirá a una parte de tu audiencia? 

Hacer preguntas como las siguientes puede ayudarte a tener una imagen clara para los miembros del equipo a medida que empiezan con las tareas: 

• ¿Para quién es este proyecto?
• ¿Existe un perfil de usuario específico, una etapa en el embudo de ventas o un público objetivo ya determinado?
• ¿Tenemos datos de esa audiencia?

Entregables del proyecto

Ningún plan de proyecto está completo sin una descripción de los entregables del proyecto. A medida que los miembros de tu equipo y las partes interesadas conocen tu plan de proyecto, querrán saber los resultados finales. ¿Qué se les pide que creen? 

La mayoría de las veces, los gerentes de proyecto no están solos en la definición de los entregables. Las partes interesadas pueden solicitar entregables específicos. De lo contrario, obtener la opinión de tu equipo puede ser útil en función de los demás detalles del plan del proyecto. 

Si sigues la plantilla de lienzo de planificación de proyectos, también puedes incluir otros requisitos, expectativas y comunicaciones del proyecto dentro de la sección de entregables del tablero.

Equipo del proyecto y partes interesadas

El siguiente paso es incluir información sobre el equipo del proyecto y las partes interesadas que proporcionarán información y/o darán su aprobación. Asegúrate de que todos tengan roles y responsabilidades claros y que estén explícitamente enumerados en el plan del proyecto. 

3. Establece métricas de éxito

Establecer métricas de éxito claras les proporciona a tu equipo de proyecto y a las partes interesadas un faro que los guía en el complejo laberinto de los grandes proyectos multidisciplinarios. Las métricas pueden servir como puntos de control vitales, no solo para medir el progreso, sino también para alinear las iniciativas con los objetivos generales de la empresa. En lugar de dejar a tu equipo sin información con respecto a su progreso en un proyecto y su trayectoria general, determina las métricas de éxito. 

Puedes empezar con una propuesta de solución o una descripción del éxito de tu proyecto. 

Luego, puedes establecer los indicadores clave de rendimiento (KPI) del proyecto. Asegúrate de que tus KPI sean claros y cuantificables. Es recomendable que tus KPI sean simples y fáciles de medir a corto, mediano y largo plazo.

Es importante reconocer que las medidas de éxito pueden y deben ser tanto cualitativas como cuantitativas. 

Según Craig: "Junto con los KPI, también habrá medidas cualitativas de éxito, como un equipo que trabaja mejor en conjunto, una mejor comunicación, menos estrés que proyectos anteriores similares, etc. Creo que ambas son válidos y deben recordarse".

Nomichith citó las siguientes como métricas cualitativas de éxito que utiliza habitualmente: los niveles de creatividad, la satisfacción del cliente, la eficacia, la satisfacción de los empleados y la satisfacción personal. Luego definió las métricas cuantitativas como "cosas como la retención de clientes, la cuota de mercado y la rentabilidad".

Así que, a medida que determinas tus métricas de éxito, considera incluir las cualitativas y cuantitativas y asegúrate de que estén claramente definidas para tu equipo.

4. Determina elementos de acción

La esencia de un proyecto es desglosar una tarea grande y compleja en tareas mucho más pequeñas y manejables. Ese es el proceso de determinar los elementos de acción.

Los elementos de acción deben ser detallados y claros e incluir información sobre quién es responsable de ellos, una fecha límite, detalles relacionados con la tarea, documentos relacionados, dependencias y colaboradores asociados. 

La forma más fácil para determinar los elementos de acción es permitir que los entregables guíen el proceso. Divide cada uno de los entregables en partes más pequeñas hasta que obtengas una tarea en la que tu equipo pueda actuar. Sigue trabajando en este proceso hasta que tengas subtareas asignables y sea claro quién es responsable de la tarea y cuándo debe completarla.

Consejo profesional: A veces, un proyecto es demasiado complejo para determinar con precisión los elementos de acción sin el aporte del equipo del proyecto. ¡Está bien! En lugar de dedicar demasiado tiempo a desglosar los entregables, espera a la reunión de inicio del proyecto y reúne la opinión del equipo sobre cómo enfocarían el proceso de completar un entregable concreto. 

5. Determina la capacidad del equipo y crea una línea de tiempo

Ahora tomarás esas tareas prácticas y empezarás a crear una línea de tiempo general del proyecto. Para ello, debes determinar la capacidad de tu equipo. 

Muchas herramientas de gestión de proyectos comúnmente utilizadas son excelentes para hacer un seguimiento del trabajo, pero no ofrecen los informes visuales necesarios para tomar decisiones críticas de recursos y cronogramas sobre un proyecto. Para ello, necesitarás tableros inteligentes. 

Tener una referencia visual de la capacidad de tu equipo hará que elaborar la línea de tiempo del proyecto no suponga ningún esfuerzo.

A continuación, puedes empezar a trabajar en la línea de tiempo del proyecto. A medida que planifiques cuándo se realizará el trabajo, visualizarás hitos clave, dependencias y responsables de tareas. Este proceso de planificación te ayudará a identificar y mitigar de manera proactiva cualquier riesgo potencial.  Craig y Nomichitch recomiendan usar una plataforma de colaboración visual en este paso, para aclarar los plazos y compartirlos fácilmente con las partes interesadas para que haga su aporte. 

Otra ventaja de las plataformas de colaboración visual es que son exactamente eso: colaborativas. Usa tu software de gestión de proyectos para mantener todo organizado y tu plataforma de colaboración visual para ver y trabajar en conjunto (en tiempo real o asincrónicamente).

6. Organiza una reunión de lanzamiento del proyecto

Ahora que el plan del proyecto está completo, es hora de juntar a tu equipo en una reunión de lanzamiento. Empieza presentando a los miembros del equipo del proyecto y asegúrate de que todos se conozcan (este paso es especialmente importante si tu equipo abarca varios departamentos y los miembros no trabajan juntos habitualmente). A partir de ahí, habla sobre los detalles que describiste en tu plan de proyecto. 

Cuando puedes ver todos esos detalles en un lienzo centralizado, es fácil compartirlos con los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas. De esa manera, todos podrán estar en sintonía en el futuro. 

Consejo profesional: Es mejor compartir el plan con los miembros del equipo y las partes interesadas antes de que el equipo se reúna para el lanzamiento, de modo que todos puedan sumergirse directamente en debates productivos.

Si has esperado para determinar los elementos de acción y desglosar los entregables porque necesitabas los aportes del equipo, ahora es el momento de colaborar en esos aspectos. Asegúrate de no terminar la reunión de lanzamiento sin haber puesto a todos en conocimiento sobre cómo ejecutar el proyecto.

7. Monitorea el progreso del proyecto

Tu método para monitorear el progreso de un proyecto puede diferir del de otros gerentes de proyecto. La verdad es que no hay necesariamente una forma de seguir el proceso. 

Por ejemplo, Craig dice: "La forma más sencilla de medirlo es realizar un seguimiento de las tareas atrasadas o de los hitos no alcanzados. Si el ritmo del proyecto se establece desde el principio, entonces cualquier tarea que no siga ese ritmo debería ser fácil de identificar y mostrar que el proyecto está fuera de objetivo, o al menos en riesgo de estarlo".

Mientras que Nomichith dice: "No cuento las tareas completadas como un proyecto exitoso, ni siquiera el cierre de un programa o proyecto. Considero que un proyecto es exitoso cuando hay un cambio en la forma en que el equipo trabaja, en la eficiencia o en el proceso y, después, el mantenimiento es escalable".

Lo más importante es establecer la definición de "listo" de tu equipo por adelantado. Cuando determinas los detalles de tu proyecto (incluidos los entregables que se deben completar) y estableces métricas de éxito claras, deberías tener lo que necesitas para asegurarte de que el proyecto se mantenga encaminado.

Hacer un seguimiento periódico con tu equipo es una excelente manera de estar al tanto del progreso para que puedas actualizar a las partes interesadas. Eso podría significar programar reuniones continuas a intervalos regulares o crear un canal de comunicación (como en Slack) específicamente para tu equipo del proyecto.

Usar la línea de tiempo en tu plan de proyecto también puede ser una herramienta útil para monitorear el progreso. Mantenla actualizada para que tu equipo y las partes interesadas siempre puedan ver cómo progresan las cosas de un vistazo.

Crea tu plan de proyecto en Lucid

La planificación de proyectos es algo complicado. Requiere múltiples herramientas para facilitar la comunicación y el seguimiento necesarios para lograr el éxito. Al seleccionar una plataforma para alojar tu plan de proyecto y unir todas esas herramientas y documentos, elige Lucid.  

En promedio, los usuarios de Lucid ahorran 2.4 horas por semana al planificar proyectos. Este ahorro de tiempo se debe a nuestras extensivas integraciones con aplicaciones de gestión de proyectos (como Asana, Jira, ClickUp, Airtable, Smartsheet, Trello y monday.com) y el poder de los elementos visuales para aclarar información compleja. 

Con Lucid, puedes obtener información sobre las tareas y otros detalles directamente en tu tablero de planificación de proyectos para centralizar la información y proporcionar una única fuente de información para tu equipo.