Qual é a sua ideia de colaboração?

Para muitos funcionários, a colaboração se resume a um grupo de pessoas se encontrando em uma sala de reuniões — ou, ultimamente, em uma reunião virtual. Provavelmente consiste em uma apresentação de slides pouco inspiradora que passa para uma interminável troca de e-mails.

Agora pense: essas interações são eficazes?

Hoje, os funcionários gastam 58% do tempo no trabalho em tarefas administrativas, sendo 129 horas anuais em reuniões inúteis. Não é de se admirar que essa colaboração não contribua muito para a produtividade.

Essas interações supérfluas têm um custo excessivo. Pesquisas sugerem que uma organização com 5 mil funcionários desperdiça US$ 101 milhões anualmente em reuniões. A colaboração deve ser financeiramente benéfica, não onerosa. E qual é o problema?

Simplificando, a abordagem de muitas organizações em relação à colaboração (ou a falta dela) é ineficaz. E como é particularmente difícil identificar o que causa os problemas na colaboração, a solução é complicada.

Mas as equipes não precisam sofrer com apresentações de slides tediosas e com caixas de e-mail lotadas. Ao revelar os problemas atuais da colaboração, podemos identificar muitas oportunidades para melhorar a cooperação, o que, em última análise, leva ao aumento da inovação, da eficiência e do crescimento da receita.

Um breve histórico dos problemas com a colaboração

Muitas organizações atribuem suas dificuldades de colaboração à mudança para o trabalho remoto e híbrido após a pandemia. Mas esses problemas já existem há muito tempo.

Mesmo quando as equipes estavam juntas no escritório, as organizações enfrentavam desafios para aumentar a eficácia da colaboração. Há alguns anos, trabalhei em uma empresa que acreditava que seus funcionários estavam isolados em diferentes andares do prédio, logo perdendo oportunidades preciosas de colaboração multidisciplinar. Para incentivar uma maior interação social, eles implantaram escadas centrais abertas e colocaram as máquinas de café apenas em determinados andares, tudo para estimular a interação.

Com a transição para o trabalho remoto, as organizações buscaram estratégias inovadoras para promover a colaboração entre os funcionários. Essas estratégias muitas vezes se resumiam às videochamadas, levando a um fenômeno amplamente conhecido, a fadiga provocada por reuniões virtuais, que mais esgota os funcionários do que os conecta.

Apesar das mudanças no local de trabalho, como escritórios com conceito de espaço aberto e reuniões extras, tentamos melhorar a qualidade das interações, pois priorizamos a quantidade em detrimento da qualidade. Um artigo da McKinsey definiu bem o problema: "As empresas enfrentam dificuldades rotineiras para gerenciar reuniões, e-mails e equipes grandes que levam a conversas redundantes".

"O trabalho híbrido não prejudicou a colaboração, mas nos mostrou que a colaboração agora está sendo levada ao limite. A solução não é simples, como deixar máquinas de café em locais estratégicos, nem com mais reuniões, mais e-mails ou mais slides."

Que problemas existem com a colaboração atualmente?

Trabalhando com organizações de vários tipos e tamanhos, identifiquei problemas comuns com a colaboração no local de trabalho. Ao abordar esses problemas diretamente, as organizações podem construir a base da colaboração efetiva necessária para inovar continuamente e trabalhar com eficiência.

Problema nº 1: estamos definindo a colaboração incorretamente

O primeiro problema com a colaboração hoje é simples: estamos pensando nela de forma incorreta. Mais especificamente, estamos confundindo comunicação com colaboração, e confundindo reuniões com colaboração.

Quando não conseguimos distinguir entre colaboração e comunicação, as equipes perdem muito tempo conversando sobre o trabalho, mas raramente chegam a algum lugar. Comunicação e colaboração são ações distintas: enquanto a comunicação envolve compartilhar atualizações e fazer perguntas, a colaboração envolve priorizar ideias, planejar projetos e elaborar soluções técnicas.

Da mesma forma, quando associamos a colaboração a reuniões, restringimos efetivamente o trabalho em equipe, a solução de problemas e até mesmo a agilidade ao breve período de duração de uma reunião. As reuniões criam uma ilusão de produtividade, ocupando o tempo dos membros da equipe, mas limitando o progresso real.

Problema nº 2: nossas ferramentas inadequadas estão inibindo a colaboração

Não é de surpreender que, nossa compreensão errônea da colaboração leva a uma implementação inadequada.

As equipes precisam de uma plataforma para compartilhar e documentar ideias, esclarecer conceitos complexos e dar feedback em tempo hábil. Porém, a maioria das organizações não possui as ferramentas necessárias para uma tomada de decisão eficaz. As equipes dependem das ferramentas disponíveis, criando um processo ineficiente.

Imagine este cenário: você está identificando requisitos de um produto para o lançamento de um software. Você precisa envolver as partes interessadas de toda a empresa e decide que o e-mail ou o Slack podem não ser o melhor meio para isso, então agenda uma reunião. Durante a reunião, tenta registrar o feedback de todos no único formato que vem à mente: uma planilha. Você passa a reunião analisando cada ideia uma a uma e, quando se dá conta, a horário da reunião já acabou. Você sai da reunião sem prioridades ou itens de ação claros, e precisa convocar outra reunião para concluir o roadmap (roteiro).

Se tudo o que você tem é uma planilha, cada interação exigirá uma reunião longa e tediosa.

A tecnologia ultrapassada e as ferramentas destinadas a outras finalidades, como a análise de dados, prejudicam os funcionários quando usadas para criar roadmaps de produtos (roteiros de produtos). Aliás, cerca de 29% dos funcionários mudariam de emprego se tivessem acesso a ferramentas aprimoradas no novo local de trabalho.

Problema nº 3: Não estamos cultivando a colaboração como uma habilidade

Quando vemos a colaboração apenas como uma forma de interação, gastamos muito tempo tentando aumentar a frequência dessas interações - como as máquinas de café em determinados andares. Infelizmente, muitas organizações não pararam por aí. Com as condições adequadas para os trabalhadores interagirem, a colaboração deve fluir naturalmente, certo?

Não necessariamente. As organizações devem considerar a colaboração como uma competência para que as interações sejam benéficas e eficientes. Isso envolve conscientizar e orientar sobre a colaboração. As organizações priorizam a aquisição de habilidades técnicas, como design e desenvolvimento, mas raramente se esforçam para melhorar habilidades como brainstorming, facilitação, documentação, tomada de decisões e feedback.

Ao se dedicarem apenas à interação, elas não levam em consideração os diversos estilos de colaboração em uma organização. Para melhorar a qualidade, precisamos cultivar habilidades específicas para colaborar de forma eficaz com estilos variados, seja com quem age na hora até os que levam mais tempo para processar as informações.

O que define uma colaboração eficaz?

A qualidade, e não a quantidade, define uma colaboração de alto valor. Em outras palavras, cada interação tem seu propósito específico.

Por isso, a colaboração de alto valor é medida por resultados, não pela frequência das reuniões. A colaboração assume a forma de conversas em tempo real e trabalho assíncrono, dependendo do que for mais eficiente para o trabalho.

Pensem novamente no exemplo de lançamento de software que dei anteriormente. Imagine que, em vez de gastar uma hora com uma reunião apenas para revisar itens em uma planilha, sua equipe analisou o projeto com antecedência e deixou comentários diretamente na planilha. Em uma sessão colaborativa ao vivo de 30 minutos, com base no feedback, você pode priorizar as etapas seguintes, tomar uma decisão e prosseguir com itens de ação bem definidos. Isso é colaboração de alto valor.

Começar a colaborar de forma eficaz

Para deixar a colaboração mais produtiva, você precisa das ferramentas e estratégias certas para evitar reuniões demoradas.

As equipes precisam de um método eficiente de organizar tópicos complexos e otimizar os resultados. A colaboração visual é uma das melhores formas de fazer isso. Com ela, as equipes guardam todas as ideias, planos, projetos e decisões em um único local, melhorando o fluxo entre a colaboração em tempo real e assíncrona.

A colaboração visual reduz a quantidade de reuniões e e-mails, o que deixa mais eficazes as reuniões que realizamos. Em outras palavras, cada interação fica mais significativa, de modo que as organizações colaborem de forma eficiente, inovem continuamente e melhorem os resultados.

Não podemos mais aceitar métodos de colaboração ineficientes e antiquados. Precisamos repensar nossa estratégia para uma colaboração bem-sucedida - nos adquirir as ferramentas e as habilidades certas. As organizações que adotam a mudança podem ficar na vantagem ao promoverem a colaboração.