Você pode fazer infinitas atividades de entrosamento de equipe, incentivar a comunicação aberta e seguir todas as outras recomendações para melhorar a colaboração em equipe. Porém, esses esforços serão limitados se você não dominar primeiro um elemento básico: a coordenação.

A colaboração eficaz em equipe depende da sua capacidade de organizar os membros e as tarefas da equipe da forma mais eficiente possível. 

Este artigo aborda cinco formas práticas de melhorar a colaboração em equipe com a arte da coordenação. Com essas estratégias, os líderes darão às equipes as ferramentas necessárias para gerar resultados

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O que é colaboração em equipe? Qual a função da coordenação?

As equipes são o coração das organizações. Sejam as funcionais (como uma equipe de marketing) ou as multifuncionais (como equipes especializadas ou Scrum), as equipes precisam colaborar efetivamente para serem inovadoras, eficientes e ativas.

A colaboração em equipe envolve trabalhar em conjunto, compartilhar ideias e resolver problemas para chegar a um resultado em comum. A coordenação envolve organizar pessoas, trabalho e cronogramas para que os projetos sejam executados sem problemas. As equipes que sem nenhum método para coordenar o trabalho (para informar o progresso do projeto, acessar informações relevantes e ver como o trabalho se insere no contexto mais amplo) têm dificuldades para atingir as metas de forma eficaz. 

Desafios na coordenação que impedem a colaboração efetiva em equipe

A definição de "equipe" mudou nos últimos anos. As equipes nunca estiveram tão dinâmicas. Algumas podem ser principalmente remotas ou presenciais, mas a maioria é híbrida. 

Essas circunstâncias contribuem para a complexidade da coordenação da equipe. Como resultado, alguns dos desafios que as equipes modernas enfrentam são: 

• Estabelecer uma comunicação eficaz: muitas vezes, as equipes têm dificuldade para se comunicarem e se alinharem de forma eficaz em diferentes locais e ambientes de trabalho. Sem estabelecer canais de comunicação claros, é difícil coordenar as metas em comum.

• Depender de métodos de comunicação tradicionais e ineficientes: usar métodos de comunicação tradicionais, como troca de e-mails, para coordenar o trabalho pode levar a falhas na comunicação, a textos extensos e a atrasos no projeto. 

• Compreender os fluxos de trabalho e o progresso: as equipes muitas vezes têm dificuldade de compreender os fluxos de trabalho e encontrar documentos importantes. Em uma pesquisa recente da Lucid, um terço dos entrevistados relatou dificuldade em encontrar as informações relevantes sobre o projeto. 

• Participar de reuniões híbridas: as reuniões híbridas exigem um planejamento cuidadoso antes e um acompanhamento claro depois. Caso contrário, contextos ou prazos importantes podem passar despercebidos.

Cinco formas de melhorar a coordenação das equipes nos ambientes de trabalho modernos

Coordenar equipes envolve facilitar o sucesso do seu pessoal. Trata-se de retirar obstáculos do projeto, impedimentos sistemáticos e desafios de comunicação, promovendo organização, clareza e estrutura ao trabalho.

Centralizar seus esforços de coordenação é a melhor forma de atingir essa meta e dominar a coordenação da equipe. Temos cinco estratégias práticas para você começar.

1. Construa uma base sólida

Antes de se concentrar na colaboração em equipe, você precisa estabelecer uma base sólida, criando um alicerce central para uma coordenação tranquila. Sua base deve ser uma única fonte de verdade para colaboração, comunicação e compartilhamento de informações.

Ao procurar a plataforma perfeita para construir a nova sede da sua equipe, ela deve ter as seguintes características:

1. Fácil acesso: todos devem acessar as informações importantes em qualquer lugar, a qualquer hora. A plataforma na nuvem garante que todos fiquem informados, não importa onde estiverem. 

2. Visual: esqueça os documentos complicados. Em vez disso, use as plataformas de colaboração visual para facilitar a compreensão das informações complexas. Os recursos visuais comunicam ideias de forma clara e aceleram a tomada das decisões.

3. Intuitiva: sua base deve ser fácil de usar para todos, sejam eles experientes em tecnologia ou não. Procure plataformas com interface simples e recursos operacionais sólidos. 

4. Interativa: mantenha a equipe envolvida com recursos interativos, como colaboração em tempo real e feedback instantâneo. Poder comentar, marcar e reagir diretamente dentro da central da sua equipe otimiza a comunicação e melhora o trabalho em equipe.

5. Integrada: otimize tempo e esforço — escolha uma plataforma que funcione bem com as suas ferramentas. A integração com um software de gestão de projetos e as ferramentas de comunicação garante um fluxo de trabalho constante.

Fica a dica: para dar à sua equipe um local completo, use as centrais da equipe na Lucid. Com elas, você centraliza documentos, fluxos de trabalho e projetos importantes.  

2. Documente a declaração da missão, as metas e os recursos compartilhados 

Criar um senso de propósito compartilhado é a base para a coordenação eficaz da equipe. Com tantas transformações ocorrendo em projetos e tarefas modernos, é importante dar às equipes um ponto de referência para guiá-las de volta à missão principal. 

Para alinhar todos os envolvidos, comece elaborando a declaração da missão que retrate os objetivos e valores estratégicos da sua equipe. A partir daí, você já pode definir as metas compartilhadas. Elas podem estar vinculadas aos OKRs da empresa ou ser mais específicas para a equipe. Uma das metas, por exemplo, pode ser aumentar o pipeline de vendas. 

Essencialmente, a declaração da missão define a direção da equipe, enquanto suas metas dão um roadmap para o sucesso.

Em seguida, documente e centralize como sua equipe realizará essas metas. Você pode incluir um plano de projeto para informar os cronogramas; um diagrama de fluxo de trabalho para informar as transferências; e um organograma para informar as funções e responsabilidades. 

Fica a dica: documente as metas da sua equipe em um espaço compartilhado na Central da Equipe para manter essas informações importantes visíveis e lembradas. Use os Espaços de Equipe na Lucid para deixar, em um documento compartilhado, a missão da equipe e outras informações frequentemente consultadas. Os membros da equipe podem adicionar comentários, compartilhar ideias e facilitar as reuniões diretamente no Espaço de Equipe, o que centraliza também a comunicação relevante. 

 

3. Determine diretrizes de equipe e canais de comunicação claros

Todas as equipes precisam de comunicação clara para serem colaboradores eficazes. Portanto, determinar como manter todos informados é fundamental na coordenação da equipe. 

Para melhorar a colaboração, considere o chat, o e-mail, as reuniões, a colaboração visual e outras plataformas de comunicação como formas de garantir a clareza e informar a equipe sobre o contexto essencial. Dependendo do projeto e da dinâmica da equipe, você vai precisar de uma comunicação frequente ou mínima. A principal pergunta é: "Os membros relevantes da equipe dispõem das informações necessárias quando precisam delas?"

Use a resposta a essa pergunta para definir seus canais de comunicação e a melhorar sua coordenação.

É importante também estabelecer diretrizes claras com a equipe em relação à comunicação e à colaboração, para que todos estejam alinhados sobre quais canais usar e quando. 

Confira alguns exemplos de como seriam essas diretrizes ou protocolos: 

• Formato das reuniões: qual a frequência e o formato das reuniões? Serão presenciais? Virtuais? Uma combinação delas? Qual é o propósito de cada reunião? Que tipo de comunicação seria melhor em formato assíncrono? Responda a essas perguntas com clareza e padronize a organização dessas reuniões para que os membros da equipe sempre tenham um ponto de contato. 

• Funções e responsabilidades: como você define funções e responsabilidades na sua equipe funcional? E as equipes multifuncionais? Quanto mais claro for, melhor. Essas funções e responsabilidades devem constar da base compartilhada da sua equipe.

• Atualizações do projeto: como os membros da equipe devem fornecer atualizações do projeto? Quais partes interessadas eles precisam atualizar? Como você pode aumentar a visibilidade da carga de trabalho na sua equipe? Ser transparente sobre o status do projeto também gera confiança entre os membros da equipe e a liderança.

• Resolução de conflitos: quando surge o conflito, qual é a estratégia para aprender com a experiência? Ao disponibilizar um protocolo para a resolução de conflitos à sua equipe, você terá o apoio de todos, e a equipe saberá que a meta é criar um espaço seguro para todas as opiniões.

As diretrizes claras sobre como sua equipe lidará com essas situações garantem uma coordenação tranquila. 

4. Promova vínculos e gere confiança

Criar um vínculo sólido e promover a confiança dentro da equipe é a base da colaboração e da produtividade. Sem isso, a coordenação do trabalho será quase impossível. Sem a confiança da equipe, a satisfação e o desempenho geral serão prejudicados. 

Portanto, não subestime o poder das relações sólidas com os membros da sua equipe (e incentive-os a fazer o mesmo uns com os outros!). Confira algumas ações para fortalecer os vínculos e fomentar um ambiente solidário:

• Tire intervalos para falar com a equipe: reserve um tempo para saber como ela está, seja com um cafezinho virtual ou uma breve reunião em pé. Essas reuniões informais trazem oportunidades para os membros se entrosarem, compartilharem atualizações e criarem vínculos.

• Compartilhe temas pessoas: dedique parte das reuniões ou bate-papos da equipe para contar histórias pessoais. As pessoas se conhecerão além das funções profissionais e criarão elos interpessoais.

• Comemore as conquistas: reconheça e comemore regularmente as realizações individuais e do grupo, seja com um marco do projeto ou uma conquista pessoal. Isso aumenta o moral e reforça a união.

Fica a dica: crie uma seção no Espaço de Equipe na Lucid onde os membros possam compartilhar atualizações, experiências e fotos. Isso cria um senso de comunidade e camaradagem.

Ao priorizar o vínculo e a confiança nos seus esforços de coordenação, você cultiva um ambiente onde as pessoas se sentem valorizadas, respeitadas e livres para colaborarem de forma eficaz.

5. Crie oportunidades para desenvolver sua colaboração

Com as plataformas e os canais certos para coordenar a equipe, agora você precisa ajudar os membros a usarem esses canais de forma eficaz e em conjunto. A colaboração é algo que pode (e deve) ser melhorada! 

Criar essas oportunidades de aprendizado é fundamental para uma coordenação eficaz, principalmente em ambientes híbridos. Os membros da equipe precisam de orientação sobre como facilitar as reuniões, compartilhar as atualizações do projeto de forma assíncrona, manter a documentação e muito mais. 

Precisa de inspiração? Confira algumas ideias para começar a coordenar essas oportunidades de aprendizagem para sua equipe:

• Ofereça um treinamento ou workshops focados nas técnicas e práticas de colaboração.

• Dê acesso a cursos ou recursos online que abranjam vários aspectos da colaboração, como resolução de conflitos, tomada de decisões em grupo e o uso de ferramentas de colaboração digital.

• Incentive as pessoas a participarem de projetos colaborativos ou de equipes multifuncionais para ganharem experiência prática.

• Estabeleça uma cultura de feedback e reflexão, na qual os membros da equipe discutam regularmente as experiências com a colaboração e compartilhem insights para melhoria.

Fica a dica: manter uma coleção desses recursos em seu Espaço de Equipe facilita o acesso dos membros da equipe por conta própria. Além disso, um repositório de recursos também ajuda a integrar novos membros e os atualiza mais rapidamente.

Coordene o trabalho de todas as equipes com a Lucid

Como líder, você precisa ajudar sua equipe a ter sucesso. Afinal, são elas que dão vida à organização. Os indivíduos se sentem fortalecidos e realizados quando os grupos colaboram e trabalham em prol de um objetivo em comum.

Você precisa de um aliado para coordenar todo o trabalho da sua equipe de forma eficiente e eficaz. É aí que entra a Lucid: nossa plataforma de colaboração visual combina quadro branco virtual e diagramação inteligente em um só lugar para você tirar o máximo da Lucid Suite. 

Para melhorar ainda mais a coordenação da equipe, confira a nova experiência da Lucid, que traz uma série de opções para unir os membros do grupo.